バーチャルコラボレーション
バーチャルミーティングとは？
基本ガイド
新型コロナウイルスのパンデミックにより、リモートワークやハイブリッドワークへの移行が大きく加速しました。 自宅で仕事をしたり、オンラインの手段で同僚と交流したりする機会がますます増えています。
このような状況の中で、最も重要なコラボレーションモードの1つが「バーチャル会議」です。
以下、説明します。
- バーチャルミーティングとは？
- バーチャル会議の利点と欠点
- バーチャル会議の種類
- バーチャル会議のセットアップとホスティングに関するヒントとベストプラクティス
「バーチャル会議」とは具体的にどのようなものですか？
要するに、「バーチャル会議」という言葉は、少なくとも1人のリモートの参加者がいるあらゆるミーティングに適用できます。 バーチャル会議では、全員が物理的に参加するのではなく、一部の参加者がウェブソフトやテレビ会議装置を介して同僚とつながります。
実際には、バーチャル会議では、複数の参加者が異なる場所からデジタル上でワークスペースを共有して参加します。
バーチャル会議の利点と欠点
バーチャル会議には多くの利点がありますが、いくつかの欠点もあります。
利点
バーチャル会議には 、多くの明白な利点があります。
- よりよいコラボレーション： 同僚が、国や大陸を越えて一緒に仕事をすることができます。
- 出張費用の削減： 会社が余分な航空券、宿泊費、食費を負担しなくても済みます。
- 柔軟性： いつでもどこでも仕事ができるので、スケジュール管理も容易です。
- 顧客層の拡大： 企業は、場所を問わずに潜在顧客を獲得することができます。
- 安定性： バーチャル会議は、新型コロナウィルスや、その他の不測の事態におけるコミュニケーションをサポートします。
- 従業員の満足度： バーチャル会議でハイブリッドワークやリモートワークが可能になるため、従業員はいつでも好きな場所で働くことができます。
欠点
しかし、バーチャル会議には、次のようないくつかの課題もあります。
- セットアップが複雑： すべての参加者に適切なハードウェアを用意し、事前に必要なソフトウェアをインストールする必要があります。
- 技術的な問題： インターネットの接続環境が悪かったり、音響・映像機器の性能が低かったりすると、会議の効率が悪くなります。
- 集中力の低下： 物理的な距離があると、集中力やポジティブなグループの思考や行動を、プラスの方向に維持するのが難しくなります。
しかし、バーチャル会議の欠点の多くは、適切なオーディオ・ビデオ会議ソリューションを使用することで軽減することができます。
3 種類のバーチャル会議
バーチャル会議は、新しいツールやオーディオ機器の登場により、急速に進化しています。 以下は、主なバーチャル会議の種類です。
バーチャル会議の設定方法は？
同僚とのバーチャル会議を設定を担当している場合は、次の手順に従ってください。
1. 日時の決定
大勢の人々とのミーティングのスケジューリングは常に困難ですが、バーチャル会議では、より柔軟なスケジュール設定が可能になります。
まず、重要な参加者と、任意選択の参加者を特定します。 次に、このグループの都合の良い日時を見つけます。 (会社のスケジュール管理ツールを使えば、簡単にできます。) 最後に、全員がカレンダーに書き込むことができるように、かなり前に日付を確定します。
2. 会議用ソフトウェアの選択
有料・無料のバーチャル会議プラットフォームには事欠きません。 使用するものを選択し、参加者全員がアクセスできるようにします。
最も人気のあるバーチャル会議プラットフォームをいくつか紹介します。
- Microsoft Teams
- Zoom
- Google Meet
- BlueJeans
- WebEx
多くの企業では、会議のプラットフォームがIT部門によってすでに定義されている場合があり、このステップは簡単です。
3. 機器のセットアップ
次のステップは、全員がバーチャル会議を最大限に活用するための適切な機器を備えていることを確認することです。
まず、会議の参加者に最低限必要な技術要件を伝えることです。 これにより、事前にセットアップの準備とテストを行うことができます。
次に多数の同僚が1つのオフィスから参加する場合は、物理的なスペースの準備も必要です。 ビデオ会議室のセットアップが、会議を適切に促進できることを確認してください。 そのためには、適切な照明、音響、ビデオ会議機器を確保する必要があります。
4. 明確な議題を設定する
バーチャル会議の詳細な議題を共有することで、全員が発言内容や質問を事前に準備することができます。 また、会議自体も予測可能で構造的な流れになることが保証されます。
5. 役割と責任を割り当てる
最後に、参加者がプレゼンテーションを準備したり、重要な数字を共有したりすることが予想される場合は、事前にその旨を伝えるようにしましょう。 また、担当者に明確な責任を与えることで、会議当日のモチベーションを維持することができます。
バーチャル会議を成功に導くために（ベスト・プラクティス）
会議が始まったら、次のようなバーチャル・エチケットのルールを守ることで、スムーズに会議を進めることができます。
1. 出席者の参加を促す
前述のように、バーチャル会議では、全員の注意力を維持することが難しくなります。 最初から参加者全員を巻き込んで、簡単な自己紹介をしたり、講演者とその話のポイントを説明したりしてみましょう。
2. 基本的な規則を設定する
特定のルールを設ける場合は、最初から明確に伝えましょう。 全員が常にビデオをつけていなければならないのか 会議中に参加者がチャット機能を使うことはできるのか 質問への回答は、リアルタイムで行うのか、それとも会議の最後に行うのか
3. 気が散るものを取り除く
マルチタスクにはそれなりの役割がありますが、バーチャル会議では避けた方がいいでしょう。 参加者に、きめ細やかな注意を払ってください。 そのために、会議に集中できないような要素を排除するように努めてください。 携帯電話をマナーモードにする、通知をオフにする、関係のないブラウザタブを閉じる、メールをチェックしない、などがそれに当たります。
4. 質問や意見を求める
参加者の集中力を維持するために、頻繁に時間をとって参加者に意見や質問を求めましょう。 そうすることで、参加者は会議が議題通りに進行し、会議に参加していることを実感できるようになります。
5. アクションプランで締めくくる
バーチャル会議が終わったら、お互いが合意したアクションプランを作成しましょう。 アクションプランには、次のステップ、役割と責任、今後の会議の可能性などを盛り込みます。
6. 会議の内容の共有
会議通話の終了後に、メールなどで議事録を共有することをお勧めします。 これにより、決定事項を確認し、欠席者に会議内容を伝えることができます。 EXPAND Capture 5のような最新のインテリジェントスピーカーは、会議の内容を自動的に書き起こしてくれるので、会議のメモを取る必要がなく、会議に集中することができます。