これは、最も難しい質問です。 オフィスでの迅速なおしゃべりができる基本的な会議室は、スペースや機器を必要としません。 一方、会議室は、はるかに大きくなり、さらに多くの技術や機器が必要になります。

会議室の規模は利用可能なオフィススペースによって事前に決まる場合があります。 会議室のサイズを知ることで、会議室の機能を絞り込むことができます。

これは通常、上記と密接に関連します。 物理的なスペースに制限がない場合は、会議室が快適に過ごせる最大の参加者数を決めなければなりません。 これにより、家具やレイアウト、使用する機器などすべてが決定されます。

部屋は視覚的にも物理的にも快適でなければなりません。 つまり、照明と温度を調整し、ニュートラルな色を選びます。 部屋は、オフィスの静かなプライベートエリアに設置するのが理想的です。

新型コロナウィルス感染拡大の状況下では、換気オプション（簡単に開くことのできる窓やドア）や手の除菌剤などの形での衛生製品へのアクセスに特に注意を払ってください。

家具自体も人間工学に基づいて設計されており、長時間座っていても快適に過ごせるようになっています。 多くの場合、車輪付きの椅子を導入することをお勧めします。 これにより、人が自由に動き回れるようになり、柔軟なグループワークが可能になるとともに、既存の社会的距離を保つためのガイドラインにも対応できるようになります。

障がい者が利用する可能性のある部屋では、アクセシビリティに配慮する必要があります。 車椅子の方のための出入り口の幅や、視覚障がい者の方のためのディスプレイなど、様々な配慮がなされています。