如何准备视频会议室

在为视频会议配备和设置会议室时，以下因素起着重要作用：

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室内声学 照明 室内颜色 桌椅 其他考虑事项 摄像头 显示器 音频 计算单元 集线器 / 扩展坞 触控器 调度面板 线缆管理

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室内声学

要考虑首要方面就是声学。会议室的建造是为了实现有意义的对话，因此其声学特性必须确保有助于实现这一点。

最佳实践

地面：使用吸音效果好并可抑制家具噪音的地毯或其他柔软材料。

天花板：为天花板选择特殊的隔音砖或吊板，以减少房间混响。

墙壁：考虑在墙壁上放置吸音装置。在理想情况下，至少两个相邻的墙壁应设有由吸声材料制成的面板。

应避免什么

反射声音的表面，这可能会影响音频质量。这意味着不使用石头、玻璃、金属等硬质材料。

硬木地板或瓷砖，原因同上。

照明

会议空间（尤其是为视频通话而建造的会议空间）还需要考虑光源和布局

  • 最佳实践

    安装灵活的室内照明控制装置，如百叶窗或窗帘。

    使用“中性白光”LED 照明（4000 至 5000 开尔文）。

  • 避免使用什么

    在与会者身后放置强大且集中的光源（例如聚光灯）。这使得与会者更难被看到，尤其是与远程同事视频沟通中

会议室颜色

虽然从设计的角度来看，色彩鲜艳的会议室可能很不错，但在视频通话时，它们有可能会分散注意力并造成失真

  • 最佳实践

    坚持使用米色和灰色等中性颜色，以帮助与会者专注于会议。

    适度使用任何明亮的品牌元素，最好使其远离摄像机的视野。

  • 避免使用什么

    任何明亮的原色（红色、蓝色、绿色和黄色）。这些都会对室内与会者在视频传送上的显示效果产生负面影响。

    会分散视觉注意力的墙壁装饰或图案。

桌椅

桌椅在促进对话并确保远程与会者可以与室内与会者互动方面发挥着重要作用。

  • 最佳实践

    将桌子排列成半圆形，最宽的部分最靠近摄像头，这样可以确保房间里的每个人都可见。对于大中型房间，圆锥形会议桌是首选。

    购置可以自由移动的轻型便携式椅子，以适应不同类型的会议

  • 避免使用什么

    在摄像头视野之外安排座位。

    将桌前端放置在距离摄像头不足桌宽 0.7 倍的位置。

其他注意事项

以下是设计有效视频会议空间的一些一般准则

  • 最佳实践

    将电线隐藏在桌下，或使用专用的电缆隐藏器。

    为房间配备百叶窗、窗帘、磨砂玻璃或专用的隐私屏幕，以便举行机密会议。

  • 避免使用什么

    会议室中会造成视觉混乱和分心的元素。

    不必要的家具或装饰品可能会分散与会者的注意力。

摄像头

会议室摄像头必须能够捕捉到房间内的每个人。一些注意事项

将摄像头保持在与会者的视线高度，指向房间的中心。尽可能将其放置在屏幕的正上方或正下方。

如果必须将摄像头放置在视线上方或下方，请选择可调节平移、倾斜和视角的摄像头。

将摄像头/视频视频会议一体机放置在屏幕下方时，理想的放置位置是从地板到摄像头镜头的距离为 115–120 厘米（45–47 英寸）。

将摄像头/视频会议一体机放置在屏幕上方时，请使其距离地面低于 180 厘米（71 英寸），以避免鸟瞰效果。

选择一台视场角 (FOV) 合适的摄像头，以捕捉整个房间及其与会者。

使用带有内置扬声器的紧凑型一体化会议摄像头来简化设置过程，例如EPOS EXPAND Vision 5。

显示屏

选择正确的屏幕并适当放置它对于确保有效的远程会议至关重要

显示器数量：如果可能，最好设置两个独立的屏幕——一个用于共享内容，另一个用于远程与会者的视频传送。对于私人工作间和小型会议室，单个显示器通常就足够了。

显示屏尺寸：这很大程度上取决于房间的大小。根据经验，坐在最远处的与会者应该能够轻松看到文本等细节。建议的观看距离是显示器对角线长度的一到四倍。

显示器布置：将显示器安装在就座与会者的视线高度。这通常是距离地面 116-127 厘米（46-50 英寸），但很大程度上取决于摄像头的摆放位置。

显示器设置：确保尽可能低的延迟以促进实时通信（如果显示器上有“游戏”或“PC”模式，请将其启用）。应设置屏幕分辨率、亮度、对比度和色彩饱和度，以便为远程与会者提供最自然的外观。

音频（扬声器和麦克风）

音频可能是视频会议中最重要和关键的因素。如果音频质量差，与会者会开始走神并感到疲劳。

确保室内麦克风能够拾取每位在座与会者的声音。

选择语音触发的波束成形麦克风系统，以获得专业的环境噪声抑制。

在大型会议室中，更好的做法是使用桌中央的麦克风系统（如全向麦克风），并在超长会议桌上使用扩展麦克风。

确保在需要时，可从大多数室内位置轻松将麦克风静音。

计算装置

视频会议需要计算装置来运行必要的软件并处理来自视频/音频源的所有输入/输出。有几种选择

视频会议一体机

诸如 EPOS EXPAND Vision 5的多合一视频协作一体机配备内置计算装置以及麦克风和扬声器。它们是开箱即用的完整选项，并且易于设置和使用。

专用计算装置

这是计算装置永久留在会议室中并预先连接到所有视频和音频设备的地方。最佳位置是屏幕附近或后面。与会者必须连接到此计算装置才能加入远程视频会议。

自带设备 (BYOD)

这采用即插即用会议设置的形式，使用诸如EPOS EXPAND Vision 1M的专业摄像头。用户可以携带自己的笔记本电脑并通过 USB 线缆等进行连接。在这种情况下，用户的笔记本电脑还充当运行任何必要会议软件的计算装置。

集线器 / 扩展坞

一些 BYOD 会议室依靠特殊的集线器或扩展坞作为摄像头、全向麦克风、显示器、笔记本电脑等的中央连接点。以下是差异

扩展坞

扩展坞（或“坞站”）是用户可以将笔记本电脑插入其中的工作站。（一些依赖主电源的电缆转换器也称为“扩展坞”。） 扩展坞通常比集线器大，可为其他插入的设备提供电源，并且具有更多数量的端口或电缆转换器。

集线器

集线器更为简单，主要用于扩展所连接笔记本电脑上可用 USB 端口的数量。集线器可以支持各种 USB 端口，这些端口在版本（USB 2.0 与 USB 3.0）或连接类型（USB-A 与 USB-C）方面有所不同。一些集线器还配备了以太网端口以支持有线互联网连接。

触控器

会议室控制器可让用户轻松开始会议，并通过在屏幕上共享内容等方式与正在进行的会议进行互动

  • 布置

    触控器可以使用相关安装配件安装在桌上或墙上。关键是所有室内与会者都应能够触及它们。

  • 连接

    这取决于触控器。其中一些通过 USB 连接到单独的计算设备或视频会议一体机（见上文），并且可能有单独的电源线和 HDMI 电缆用于共享内容。其他设备，比如EPOS EXPAND Control依靠单根供电网线来提供网络和电源。

会议室调度面板

这些为员工安排会议、预订房间以及查看会议室的可用性状态提供了一种快速便捷的方式。

  • 布置

    会议室调度面板通常布置在会议室外靠近入口的墙上，以便于访问。重要的是将它们布置在大多数人容易够到的高度，并考虑到残障用户。

线缆管理

智能线缆管理是企业级会议室的重要组成部分。它有助于防止电缆缠绕和碍事，从而分散注意力并对会议参与产生负面影响。以下是有助于电缆固定的方法

  • 使用扎带将电缆分组并整齐排列。

  • 尽量不要将 HDMI/USB 线缆与电源线放在同一个扎带中。

  • 使用电缆管道保护和隐藏穿过墙壁或地板的电缆。