Virtuelle Zusammenarbeit
Was ist ein virtuelles Meeting?
Ihr Basis-Leitfaden
Die Menschen arbeiten zunehmend von zu Hause aus und interagieren mit Kollegen hauptsächlich online.
All dies hat dazu geführt, dass ein Modus der Zusammenarbeit am beliebtesten ist: das virtuelle Meeting.
Im Folgenden erkunden wir:
- Was ein virtuelles Meeting ist
- Die Vor- und Nachteile virtueller Meetings
- Unterschiedliche Arten virtueller Meetings
- Tipps und Best Practices für die Vorbereitung und Ausrichtung virtueller Meetings
Was genau ist ein „virtuelles Meeting“?
Im Wesentlichen kann der Begriff „virtuelles Meeting“ auf jedes Meeting angewendet werden, bei dem mindestens ein Teilnehmer aus der Ferne beteiligt ist. Bei virtuellen Sitzungen sind nicht alle Teilnehmer physisch anwesend, sondern einige Teilnehmer verbinden sich mit ihren Kollegen über eine Web-Software oder ein Telekonferenzsystem.
In der Praxis haben die meisten virtuellen Meetings mehrere Teilnehmer, die sich von verschiedenen Standorten an einem gemeinsamen digitalen Arbeitsort einfinden.
Die Vor- und Nachteile virtueller Meetings
Wie die meisten Dinge bieten virtuelle Meetings eine Reihe von Vorteilen, bringen aber auch einige Nachteile mit sich.
Vorteile
Die Nutzung virtueller Meetings hat eine Reihe klarer Vorteile:
- Bessere Zusammenarbeit: Kollegen können länder- und kontinentübergreifend zusammenarbeiten.
- Reduzierte Reisekosten: Keine zusätzlichen Kosten für Flug, Unterkunft oder Verpflegung für Unternehmen.
- Flexibilität: Die Planung ist einfacher, da man jederzeit und von überall aus arbeiten kann.
- Erweiterter Kundenstamm: Unternehmen können potenzielle Kunden unabhängig von ihrem Standort ansprechen.
- Stabilität: Virtuelle Meetings können die Kommunikation bei unvorhergesehenen Ereignissen wie COVID oder anderen Krisen unterstützen.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Virtuelle Meetings ermöglichen hybride und ortsunabhängige Arbeitsweisen, wodurch Mitarbeiter arbeiten können, wann und wo sie wollen.
Nachteile
Virtuelle Meetings sind jedoch auch mit einigen besonderen Herausforderungen verbunden, darunter:
- Komplexität der Einrichtung: Alle Teilnehmer müssen vorab mit der richtigen Hardware ausgestattet sein und die notwendige Software installieren.
- Technische Probleme: Eine schlechte Internetverbindung oder unzureichende Audio- und Videogeräte können dazu führen, dass Meetings weniger effektiv sind.
- Geringeres Engagement: Die räumliche Distanz erschwert es, den Fokus und eine positive Gruppendynamik aufrechtzuerhalten.
Die meisten Nachteile virtueller Meetings lassen sich jedoch mit den richtigen Audio- und Videokonferenzlösungen minimieren.
Die 3 Arten von virtuellen Meetings
Virtuelle Meetings haben sich mit dem Zugang zu neuen Tools und Audiogeräten rasant weiterentwickelt. Im Folgenden werden die wichtigsten Arten von virtuellen Meetings beschrieben:
Wie richtet man ein virtuelles Meeting ein?
Wenn Sie für die Einrichtung eines virtuellen Meetings mit Ihren Kollegen verantwortlich sind, gehen Sie wie folgt vor:
1. Datum und Uhrzeit vereinbaren
Die Planung von Meetings mit großen Personengruppen ist immer schwierig, aber es hilft, dass virtuelle Meetings mehr Flexibilität hinsichtlich des Timings ermöglichen.
Ermitteln Sie zunächst, welche Teilnehmer erforderlich und welche optional sind. Finden Sie dann ein Datum und eine Uhrzeit, die für diese Personengruppen geeignet sind. (Planungstools für Unternehmen machen dies in der Regel zu einer einfachen Aufgabe.) Legen Sie schließlich das Datum weit im Voraus fest, um jedem die Möglichkeit zu geben, den Termin in seinem Kalender vorzumerken.
2. Konferenzsoftware auswählen
Es mangelt nicht an kostenpflichtigen und kostenlosen virtuellen Konferenzplattformen. Wählen Sie diejenige aus, die Sie verwenden möchten, und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer darauf zugreifen können.
Zu den beliebtesten virtuellen Meetingplattformen gehören:
- Microsoft Teams
- Zoom
- Google Meet
- BlueJeans
- WebEx
In vielen Unternehmen wird die Konferenzplattform möglicherweise bereits von der IT-Abteilung vorgegeben, was diesen Schritt erleichtert.
3. Einrichtung der Geräte
Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass jeder über die richtige Ausrüstung verfügt, um das Beste aus dem virtuellen Meeting herauszuholen.
Das beinhaltet zunächst, die Gesprächsteilnehmer über die technischen Mindestanforderungen zu informieren. Das gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Einrichtung im Vorfeld vorzubereiten und zu testen.
Außerdem beinhaltet dies auch, den physischen Raum vorzubereiten, wenn eine große Gruppe von Kollegen von einem einzigen Bürostandort aus teilnehmen wird. Stellen Sie sicher, dass die Einrichtung Ihres Videokonferenzraums für das Meeting geeignet ist. Dazu gehört, die richtige Beleuchtung, Akustik und Videokonferenzausrüstung sicherzustellen.
4. Ein klares Programm festlegen
Wenn Sie ein detailliertes Programm für Ihr virtuelles Meeting teilen, haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Gesprächspunkte und Fragen im Voraus vorzubereiten. So wird auch sichergestellt, dass das Meeting selbst einen vorhersehbaren und strukturierten Ablauf hat.
5. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen
Wenn Sie erwarten, dass die Teilnehmer Präsentationen vorbereiten oder Kennzahlen teilen, sollten Sie dies im Voraus kommunizieren. Wenn den Mitarbeitern klare Verantwortlichkeiten zugewiesen werden, wird dies auch dazu beitragen, sie am Tag des Meetings zu motivieren.
Best Practices für virtuelle Meetings
Sobald das Meeting beginnt, sorgen die folgenden Regeln der virtuellen Etikette für einen reibungslosen Ablauf.
1. Die Teilnehmer einbeziehen
Wie bereits erwähnt, ist es bei virtuellen Meetings schwieriger, die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Versuchen Sie, alle Beteiligten von Anfang an einzubeziehen, sei es durch eine kurze Vorstellungsrunde oder eine Auflistung der Redner und deren Gesprächspunkten.
2. Grundregeln festlegen
Wenn Sie bestimmte Regeln durchsetzen möchten, kommunizieren Sie diese von Anfang an deutlich. Muss jeder seine Kamera immer eingeschaltet haben? Dürfen die Teilnehmer während des Meetings die „Chat“-Funktion nutzen? Beantworten Sie Fragen in Echtzeit oder am Ende des Meetings?
3. Ablenkungen beseitigen
Multitasking hat seine Berechtigung, sollte aber bei virtuellen Meetings besser vermieden werden. Die Teilnehmer verdienen Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Versuchen Sie daher, Ablenkungen zu beseitigen, die Sie daran hindern könnten, sich auf das Meeting selbst zu konzentrieren. Das bedeutet, dass Sie Ihr Telefon stumm schalten, Benachrichtigungen deaktivieren, alle nicht relevanten Browser-Tabs schließen, Ihre E-Mails nicht abrufen usw.
4. Fragen und Input fördern
Um das Engagement auf einem hohen Niveau zu halten, machen Sie häufig Pausen, um Feedback und Fragen von den Besprechungsteilnehmern zu ermöglichen. Dies trägt dazu bei, dass sie dem besprochenen Thema folgen können und sich einbezogen fühlen.
5. Schließen Sie mit einem Maßnahmenplan ab
Nach Abschluss des virtuellen Meetings sollten Sie einen gemeinsam vereinbarten Maßnahmenplan haben. Dieser sollte die nächsten Schritte, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie mögliche zukünftige Meetings beinhalten.
6. Fertigen Sie ein Protokoll an
Es ist immer eine gute Idee, das Meetingprotokoll zu teilen, z. B. durch eine E-Mail nach Ende des Anrufs. Dies hilft, die vereinbarten Entscheidungen festzuhalten und bringt alle Abwesenden auf den neuesten Stand. Moderne intelligente Lautsprecher wie der EXPAND Capture 5 können sogar Meetings automatisch für Sie transkribieren, sodass es nicht erforderlich ist, dass eine der beteiligten Personen sich Notizen machen muss, stattdessen können sich alle voll auf das Meeting konzentrieren.
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