Einrichtung des Meetingraums: Was Sie wissen müssen

Bei der Zusammenstellung eines Meetingsraums müssen der Zweck und die Größe berücksichtigt werden. Finden Sie heraus, welche Einrichtung für die verschiedenen Arten von Räumen am besten geeignet ist.

Was ist die beste Einrichtung für einen Meetingraum?

Meetingräume sind ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden modernen Büros. Sie werden für alles genutzt, von kurzen Einzelgesprächen bis hin zu ganztägigen Vorstandssitzungen. Die richtige Einrichtung Ihres Meetingraums hängt von einer Reihe von Faktoren ab, die wir im Folgenden erläutern.

Fragen, die Sie sich vor der Einrichtung Ihres Meetingraums stellen sollten

Wie Ihr Meetingraum eingerichtet ist und welche Geräte verwendet werden, hängt oft von den folgenden Faktoren ab.

  • 1. Wofür wird der Meetingraum am häufigsten genutzt?

    Dies ist die dringendste Frage, die es zu beantworten gilt. Einfache Meetingräume für kurze Gespräche im Büro benötigen nicht viel Platz oder Ausstattung. Andererseits werden Konferenzräume wahrscheinlich viel größer sein und weitaus mehr Technik und Ausrüstung erfordern.

  • 2. Wie groß ist der Meetingraum?

    Dies kann durch die verfügbare Bürofläche vorgegeben sein. Wenn Sie die Größe kennen, mit der Sie arbeiten müssen, können Sie in der Regel die möglichen Funktionen für Ihren Meetingraum eingrenzen.

  • 3. Wie viele Teilnehmer sollen unterstützt werden können?

    Diese Frage geht in der Regel Hand in Hand mit den oben genannten Punkten. Wenn die räumlichen Gegebenheiten keine Einschränkung darstellen, muss die maximale Anzahl der Teilnehmer festgelegt werden, die in einem Meetingraum bequem Platz finden sollen. Dies bestimmt alles, von der Möblierung und dem Layout bis hin zu den verwendeten Geräten.

Arten von Meetingräumen

Ein Meetingraum ist ein Meetingraum, oder? Nicht ganz. Meetingräume unterscheiden sich in ihrem Verwendungszweck und ihrer Komplexität.

  • 1. Kleiner Besprechungsraum

    Dies ist in der Regel ein kleiner Raum für nur wenige Teilnehmer. Es wird verwendet, um spontane Gespräche zwischen Kollegen und kurze Breakout-Sessions zu ermöglichen. Er kann auch als „Fokusraum” dienen, in dem ein einzelner Mitarbeiter abseits vom Bürolärm konzentriert arbeiten oder ungestört telefonieren kann. Für diese Art von Raum können ein kleiner Tisch und ein paar Stühle ausreichend sein.

  • 2. Meetingraum

    Dieser kann unterschiedlich groß sein, ist aber in der Regel für strukturierte, im Voraus festgelegte Sitzungen gedacht, die bis zu einer Stunde oder länger dauern. Ein guter Meetingraum benötigt häufig zusätzliche Ausrüstung wie Whiteboards, Projektoren und Ähnliches.

  • 3. Konferenzraum

    Ein Konferenzraum ist mehr als ein Besprechungsraum, da er nicht nur Platz für die physisch anwesenden Teilnehmer bieten muss, sondern auch Konferenzen mit Kollegen aus der Ferne ermöglichen muss. Ebenso wie Meetingräume können auch Konferenzräume unterschiedlich groß sein, erfordern aber alle je nach Teilnehmerzahl eine spezielle Konferenztechnik. In den letzten Jahren ist es zunehmend üblich geworden, Konferenzräume für eine bestimmte Konferenzplattform auszustatten, die ein Unternehmen verwendet, z. B. einen Microsoft Teams Room.

Microsoft Teams Rooms

Microsoft Teams Rooms ist eine voll ausgestattete Konferenzraumlösung, die auf der Microsoft Teams-Software basiert. So können Sie einen Konferenzraum von Grund auf mit der für Microsoft Teams zertifizierten Software, Hardware sowie zertifizierten Audio-/Videogeräten gestalten und einrichten lassen.

Wie richtet man einen Meetingraum ein?

Bei der Einrichtung des Meetingraums ist Folgendes zu beachten.

  • Allgemeine Überlegungen

    Der Raum muss sowohl optisch als auch physisch komfortabel sein. Das bedeutet, dass die Beleuchtung und die Temperatur einstellbar sind und eine neutrale Farbauswahl herrscht. Idealerweise befindet sich der Raum in einem ruhigen und privaten Bereich des Büros.

    In Zeiten von COVID-19 sollten Sie besonders auf Belüftungsmöglichkeiten (leicht zu öffnende Fenster und Türen) und den Zugang zu Hygieneprodukten in Form von Handdesinfektionsmitteln und Ähnlichem achten.

  • Möbel

    Die Möbel selbst sollten ergonomisch sein und ein bequemes Sitzen über längere Zeiträume ermöglichen. Oft ist es sinnvoll, Stühle mit Rollen zu verwenden. So können sich die Mitarbeiter frei bewegen, um flexibel in der Gruppe zu arbeiten. Außerdem können die bestehenden Richtlinien zum Social Distancing eingehalten werden.

  • Zugänglichkeit

    Wenn es wahrscheinlich ist, dass Ihr Raum von Menschen mit Behinderungen genutzt wird, müssen Sie die Barrierefreiheit berücksichtigen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Eingänge und Durchgänge breit genug für Rollstuhlfahrer sind, dass die Anzeigen im Raum für Sehbehinderte geeignet sind usw.

Raumaufteilung

Der nächste Schritt ist die Entscheidung über die Anordnung der Möbel. Es gibt Dutzende verschiedener Möglichkeiten der Raumaufteilung. Die nützlichsten für einen Meetingraum sind:

  • Boardroom-Stil

    Die klassische Anordnung mit einem oder mehreren Tischen, die miteinander verbunden sind. Die Stühle sind um sie herum angeordnet. Dies eignet sich hervorragend für die meisten Besprechungszwecke und Gruppengrößen.

  • U-Form

    Die U-förmige Anordnung der Tische ermöglicht es einer Person, sich in die Mitte des Raumes zu begeben und näher an jeden Teilnehmer heranzukommen. Am besten geeignet für Meetings mit Rednern oder Moderatoren, die einen engeren Kontakt zu den anderen Teilnehmern wünschen.

  • Hohles Quadrat

    Ähnlich wie bei einer U-Form, aber mit vollständig geschlossenem Mittelbereich. Kann für Fokusgruppen oder andere Arten von Meetings dienen, bei denen ein Hauptmoderator mit anderen Teilnehmern zusammenarbeitet.

  • Auditorium

    Hier gibt es einen zentralen Präsentationsbereich mit einem Whiteboard, einem Bildschirm oder einem Projektor sowie Sitzreihen oder Tischen, die sich gegenüber befinden. Ideal für Präsentationen im Klassenzimmerstil und für Redner, die sich an ein Publikum wenden.

Finden Sie Audio- und Videolösungen für jeden Meetingraum mit EPOS

EPOS hat eine Reihe von Konferenzgeräten für Besprechungsräume im Angebot, angefangen von tragbaren Speakerphones bis hin zu intelligenten Videokonferenzlösungen. Unabhängig von der Einrichtung Ihres Meetingraums unterstützt EPOS Sie mit den richtigen Audio- und Video-Tools.

  • Why Clear Communication Counts More Than Ever In The Insurance Industry

    Clear noise-free communication is paramount in the ever-evolving insurance industry, where the customer experience is king. Whether it’s claims processing, new quotes, staff training or attracting new business, being heard and being able to concentrate matters more than ever.

    From traditional offices to working remotely EPOS headsets offer a consistent and dynamic advantage for the ultimate performance. When call clarity, all-day comfort and durability counts, EPOS delivers.

  • The Best Headsets for Working From Home

    With the growing post-pandemic trend of remote and hybrid work, high-quality headsets have become indispensable tools for professionals working from a home office.

    The right headset should make conversations with colleagues and customers effortless while helping you focus on the job at hand.

    Here’s how to find the best headset for working from home.