BEST PRACTICES
Bringen Sie flexible Möglichkeiten zur bedarfsgerechten Steuerung der Raumbeleuchtung an, wie z. B. Jalousien oder Vorhänge.
Verwenden Sie eine „neutrale weiße“ LED-Beleuchtung (4.000 bis 5.000 Kelvin).
So statten Sie einen Videokonferenzraum aus
Folgende Faktoren spielen eine Rolle bei der Ausstattung und Einrichtung eines Besprechungsraums für Videokonferenzen
Raumakustik
Der erste und vielleicht wichtigste Aspekt ist die Akustik. Besprechungsräume werden gebaut, um darin effektive Gespräche zu führen. Daher muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Akustik im Raum dies auch ermöglicht.
BEST PRACTICES
Fußboden: Verwenden Sie einen Teppichboden oder andere weiche Materialien, die Geräusche gut absorbieren und Geräusche durch die Möbel dämpfen.
Decke: Wählen Sie spezielle Akustikdeckenplatten oder abgehängte Paneele für die Decke, um den Nachhall im Raum zu reduzieren.
Wände: Erwägen Sie die Anbringung einer Schalldämmung an den Wänden. Idealerweise sollten mindestens zwei angrenzende Wände mit Paneelen aus einem schallabsorbierenden Material versehen sein.
DAS SOLLTEN SIE VERMEIDEN
Oberflächen, die Schall reflektieren, was die Klangqualität beeinträchtigen kann. Das bedeutet, dass Sie keine harten Materialien wie Stein, Glas, Metall usw. verwenden sollten.
Dasselbe gilt für Hartholzböden oder Fliesen.
Beleuchtung
Bei Besprechungsräumen – insbesondere solchen, die für Videoanrufe ausgelegt sind –, müssen auch die Beleuchtungsquellen und deren Platzierung berücksichtigt werden
Raumfarben
Räume in leuchtenden Farben sind zwar aus einer Designperspektive schön, können aber bei Videoanrufen ablenkend und störend wirken
Möbel
Möbel spielen eine wichtige Rolle, um Gespräche zu erleichtern und die Interaktion der virtuellen Teilnehmer mit Teilnehmern im Raum zu fördern.
Weitere Überlegungen
Hier sind einige allgemeine Richtlinien für die Gestaltung eines effektiven Videokonferenzraums
Kamera
Die Konferenzraumkamera muss alle Personen im Raum erfassen können. Einige Überlegungen
Halten Sie die Kamera auf Augenhöhe der Teilnehmer und auf die Mitte des Raums gerichtet. Platzieren Sie sie möglichst direkt über oder unter dem Bildschirm.
Wenn die Kamera über oder unter Augenhöhe platziert werden muss, wählen Sie eine Kamera, bei der Schwenken, Neigen und der Betrachtungswinkel eingestellt werden können.
Wenn Sie die Kamera/Videokonferenzlösung unter dem Bildschirm platzieren, beträgt die ideale Positionierung bei einer Entfernung von 115 bis 120 Zentimeter vom Boden bis zum Kameraobjektiv.
Wenn Sie die Kamera/Videokonferenzlösung über dem Bildschirm platzieren, sollte sie sich höchstens 180 Zentimeter über dem Boden befinden, um eine Vogelperspektive zu vermeiden.
Wählen Sie eine Kamera mit dem richtigen Sichtfeld, die den gesamten Raum und alle Teilnehmer erfassen kann.
Vereinfachen Sie die Einrichtung mit einer kompakten All-in-One-Konferenzkamera mit integrierten Lautsprechern wie die EPOS EXPAND Vision 5.
Bildschirme
Die Auswahl des richtigen Bildschirms und dessen richtige Positionierung sind entscheidend für effektive virtuelle Meetings
Anzahl der Bildschirme: Nach Möglichkeit kann es von Vorteil sein, zwei separate Bildschirme einzurichten – einen für geteilte Inhalte und einen für die Videoübertragung von virtuellen Teilnehmern. Für Fokusräume und kleinere Besprechungsräume ist in der Regel ein einzelner Bildschirm ausreichend.
Bildschirmgröße: Dies hängt weitgehend von der Größe des Raums ab. Als Faustregel gilt, dass der am weitesten entfernte Teilnehmer feine Details wie etwa Text gut sehen können muss. Der empfohlene Betrachtungsabstand beträgt das Ein- bis Vierfache der Diagonalen des Monitors.
Anordnung der Bildschirme: Bringen Sie den Monitor in Augenhöhe der sitzenden Teilnehmer an. Diese liegt in der Regel zwischen 116 und 127 cm über dem Boden, hängt jedoch stark von der Platzierung der Kamera ab.
Bildschirmeinstellungen: Achten Sie auf eine möglichst geringe Latenz, um eine Echtzeit-Kommunikation zu ermöglichen (nutzen Sie, sofern vorhanden, den „Game“- oder „PC“-Modus auf dem Monitor). Bildschirmauflösung, Helligkeit, Kontrast und Farbsättigung sollten so eingestellt werden, dass virtuelle Teilnehmer so natürlich wie möglich erscheinen.
Audio (Lautsprecher und Mikrofone)
Audio ist wahrscheinlich der wichtigste Faktor bei Videokonferenzen. Wenn die Klangqualität schlecht ist, verlieren die Teilnehmer ihre Konzentration und werden müde.
Achten Sie darauf, dass die Mikrofone im Raum den Sound von allen anwesenden Teilnehmern aufnehmen können.
Wählen Sie sprachgesteuerte Beamforming-Mikrofonsysteme für die bestmögliche Unterdrückung von Umgebungsgeräuschen.
In größeren Besprechungsräumen ist es empfehlenswert, in der Tischmitte angeordnete Mikrofonsysteme zu verwenden, z. B. Speakerphones, und bei sehr langen Tischen ergänzende Mikrofone.
Stellen Sie sicher, dass die Mikrofone bei Bedarf problemlos von den meisten Plätzen im Raum aus stummgeschaltet werden können.
Rechner
Videokonferenzen benötigen einen Rechner, um die erforderliche Software auszuführen und die Ein- und Ausgaben von den Video- und Audioquellen zu verarbeiten. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten
Videokonferenzlösung
All-in-One-Videokonferenzlösungen wie die EXPAND Vision 5 verfügen über eine integrierte Rechnereinheit sowie Mikrofone und Lautsprecher. Sie sind sofort einsatzbereit und einfach einzurichten und zu verwenden.
Spezieller Rechner
Hier wird eine Rechnereinheit dauerhaft im Besprechungsraum belassen und mit allen Video- und Audiogeräten verbunden. Der beste Standort dafür ist in der Nähe oder hinter dem Bildschirm. Um an virtuellen Videokonferenzen teilnehmen zu können, müssen sich die Teilnehmer mit dieser Rechnereinheit verbinden.
Bring-Your-Own-Device (BYOD)
Dies erfolgt in Form eines Plug-and-Play-Konferenzsystems, das eine professionelle Kamera wie die EPOS EXPAND Vision 1M verwendet. Die Benutzer können ihre eigenen Laptops mitbringen und diese z. B. über ein USB Kabel verbinden. In diesem Fall dient der Laptop des Benutzers auch als Rechnereinheit, auf der die erforderliche Konferenzsoftware ausgeführt wird.
Kabel-Hub/Dockingstation
Einige BYOD-Konferenzräume sind um spezielle Kabel-Hubs oder Dockingstationen herum organisiert, die als zentraler Verbindungspunkt für Videokamera, Speakerphone, Monitore, Laptops usw. dient. Hier sind die Unterschiede
Dockingstation
Eine Dockingstation (Dock) ist eine Arbeitsstation, in die Benutzer ihren Laptop einstecken können. (Einige Kabelkonverter, die auf Netzspannung angewiesen sind, werden ebenfalls als „Docks“ bezeichnet.) Dockingstationen sind in der Regel größer als Kabel-Hubs, versorgen andere angeschlossene Geräte mit Strom und verfügen über eine höhere Anzahl von Ausgängen oder Kabelkonvertern.
Kabel-Hub
Ein Kabel-Hub ist einfacher und dient vor allem dazu, die Anzahl der verfügbaren USB-Ausgänge an einem verbundenen Laptop zu erweitern. Kabel-Hubs können eine Vielzahl von USB-Ausgängen unterstützen, die sich in der Version (USB 2.0 oder USB 3.0) oder in der Art der Verbindung (USB-A oder USB-C) unterscheiden. Einige Kabel-Hubs verfügen außerdem über einen Ethernet-Ausgang, der eine kabelgebundene Internetverbindung unterstützt.
Touch-Controller
Mit Meetingraum-Controllern können die Benutzer ihre Meetings einfach starten und bei laufenden Meetings eingreifen, z. B. indem Inhalte auf dem Bildschirm geteilt werden
Planungspanel
Diese bieten Mitarbeitern eine schnelle und bequeme Möglichkeit, Meetings zu planen, Räume zu buchen und die Verfügbarkeit eines Raums zu prüfen
Kabelmanagement
Ein cleveres Kabelmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines Konferenzraums in Unternehmen. Dadurch sollte verhindert werden, dass sich Kabel verheddern und im Weg liegen, was zu Störungen führen und die Teilnahme an Meetings beeinträchtigen kann. So arrangieren Sie die Kabelhalterung