虚拟协作

什么是虚拟会议?
您的基本指南

新冠疫情大大加快了向远程和混合式工作的持续转变。 人们发现自己越来越多地在家办公,而主要通过在线方式与同事互动。

所有这些都让一种协作模式异军突起:虚拟会议。

下面,我们将了解:

  • 什么是虚拟会议
  • 虚拟会议的优势和弊端
  • 虚拟会议类型
  • 设置和举行虚拟会议的技巧和最佳实践

“虚拟会议”到底是指什么?

实质上,“虚拟会议”一词可适用于任何至少有一个远程与会者的会议。 不是每个人都亲自出席,而是通过网络软件或电话会议设备与同事进行虚拟会议。
在实践中,大多数虚拟会议都有多位与会者从不同地点接入共享的数字工作空间。

虚拟会议的利弊

与大多数事情一样,虚拟会议在带来许多优势的同时,也会导致诸多弊端。

优势

依靠虚拟会议具有许多明显的优势:

  • 更好的协作 同事们可以跨越国家和大陆开展合作。
  • 降低差旅成本: 公司不承担任何额外的航班、住宿或餐饮费用。
  • 灵活: 由于人们可以随时随地工作,日程安排变得更为容易。
  • 扩大客户群: 无论潜在客户在什么地方,公司都可以与其进行互动。
  • 稳定: 虚拟会议可以在新冠疫情或其他危机等不可预见事件期间支持沟通。
  • 员工满意度: 虚拟会议为混合和远程工作方式打开了大门,使员工能够随时随地工作。

缺点

然而,虚拟会议也带来了一些明显的挑战,包括:

  • 设置复杂: 所有与会者必须装备正确的硬件,并提前安装必要的软件。
  • 技术问题: 互联网连接不佳或音频和视频设备素质不高会导致会议效率降低。
  • 参与度较低: 距离让保持专注度和积极的群体动态变得困难。

3 种类型的虚拟会议

随着新工具和音频设备的使用,虚拟会议迅速发展。 以下是虚拟会议的主要类型:

电话会议

这是传统的纯语音会议通话。 与会者使用电话拨入,或者可以共享会议室全向麦克风,以便与远程同事联系。 由于缺少视频,因此无法找到任何非语言的线索。 在电话会议情况下,音频质量会成为焦点,因为音质不佳会对整个会议产生负面影响。

视频和网络会议

随着视频会议设备的进步,用户可以通过在虚拟会议期间共享实时视频馈送,进一步拉近彼此的距离。 这让与会者更轻松地解读肢体语言,并更深入地与同事联系。

如今,大多数人会将基于互联网的视频会议与虚拟会议相关联。 此类网络会议支持音频和视频流媒体、演示工具,让与会者能够远程共享自己的屏幕。 这是迈向真正虚拟协作的一大步。

虚拟现实会议

新兴的 VR 技术致力于使虚拟会议与面对面会议相媲美。 理论上,这应该保留虚拟会议的优势,同时消除其诸多弊端。

现在,虚拟现实会议仍然是一个新奇的手法。 但是,随着 VR 会议解决方案的推出和我们对其接受度的成熟,它们可能会成为虚拟会议发展的下一个自然步骤。

如何设置虚拟会议?

如果您负责设置与同事的虚拟会议,则请遵循以下具体操作方法:

1. 决定日期和时间

与多组人员安排会议时间始终是个棘手的难题,但对此有帮助的是,虚拟会议允许在时间方面有更大的灵活性。
首先,确定哪些与会者是关键人员,哪些是非必须的人员。 然后找到适合该群体的日期和时间。 (公司日程安排工具通常使这项任务变得简单明了。) 最后,提前确定距离较远的日期,让每个人都有机会为此留出时间。

2. 选择会议软件

市场上有很多付费和免费的虚拟会议平台。 选择想要使用的平台并确保所有与会者都能访问该平台。
其中一些最受欢迎的虚拟会议平台包括:

在许多公司环境中,会议平台可能已由 IT 部门预先确定,这让该步骤变得更加容易。

3. 设置设备

下一步是确保每个人都拥有合适的设备来充分利用虚拟会议。

首先,这意味着向与会者告知对其终端的最低技术要求。 这样,他们就有机会提前准备并测试自己的装备。
其次,如果一大群同事将从一个办公地点参加活动,这也意味着要准备好物理空间。 确保您的视频会议室装备能够充分促进会议的召开。 这包括确保合适的照明、声学和视频会议设备。

4. 制定明确的议程

分享虚拟会议的详细议程,让每个人都有机会提前准备自己的讨论要点和问题。 它还能确保会议本身具有可预测和结构化的流程。

5. 分配角色和职责

最后,如果您希望与会者准备演示或分享关键数据,请务必提前进行沟通。 为人员赋予明确的责任也将有助于他们在会议当天保持积极的参与。

虚拟会议最佳实践

在会议开始后,遵守以下虚拟礼仪规则将确保会议的顺利进行。

1. 让与会者参与其中

如前所述,虚拟会议增加了让每个人都保持专注的难度。 无论是通过快速的介绍环节,还是简述演讲者及其谈话要点,尽量从一开始就让每个人都参与其中。

2. 确立基本规则

如果您想要实施某些规则,请从一开始就明确地传达这些规则。 每个人都必须始终观看视频吗? 是否允许与会者在会议期间使用“聊天”功能? 您会实时回答问题还是在会议结束时回答?

3. 消除干扰

多重任务处理有其适用的地方,但最好在虚拟会议期间避免。 与会者应当受到您的持续关注。 因此,请尽量消除任何可能妨碍您专注于会议本身的干扰因素。 这意味着将您的手机置于静音模式、关闭通知、关闭任何不相关的浏览器标签页、不查看电子邮件等。

4. 邀请问题和建议

为了保持较高的参与度,请不断地停止发言,邀请与会者提供反馈并提出问题。 这有助于确保他们遵循议程,并有参与感。

5. 在结束时达成行动计划

虚拟会议结束后,您应就行动计划达成共识。 该计划应概括后续步骤、角色和职责,以及任何潜在的未来会议。

6. 分享总结

最好通过诸如电子邮件的方式分享会议纪要。 这有助于加强商定的决策,并让缺席者跟上进度。 EXPAND Capture 5 等 现代智能扬声器甚至可以自动为您转录会议,这样一来,与会者都不必做笔记,而可以完全专注于会议。

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