Comment équiper une salle de visioconférence

Les facteurs suivants jouent un rôle pour le choix de l’équipement et de l’aménagement d’une salle de réunion destinée à des visioconférences :

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Acoustique de la salle Éclairage Couleurs de la pièce Mobilier Autres aspects à prendre en compte Caméra Écran Système informatique Audio Hub/station d’accueil Contrôleur tactile Panneau de réservation de la salle Gestion du câblage

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Acoustique de la salle

Le premier aspect à prendre en compte, et peut-être aussi le plus important, est l’acoustique. Les salles de réunion sont destinées à servir de lieux d’échanges constructifs. Il est donc essentiel de s’assurer que les caractéristiques acoustiques favorisent leur bon déroulement.

BONNES PRATIQUES

Sol : optez pour de la moquette ou des matériaux doux qui absorbent le son et amortissent le bruit du mobilier.

Plafond : choisissez des dalles acoustiques spéciales ou des panneaux suspendus pour le plafond, afin de réduire la réverbération dans la pièce.

Murs : envisagez d’installer un dispositif d’absorption acoustique aux murs. Idéalement, au moins deux murs adjacents doivent être dotés de panneaux composés d’un matériau à absorption acoustique.

À ÉVITER

Surfaces réfléchissant le son, susceptibles de compromettre la qualité audio. Autrement dit, éviter les matériaux durs comme la pierre, le verre, le métal, etc.

Parquet ou carrelage, pour la même raison.

Éclairage

Il faut également tenir compte des sources d’éclairage et de leur emplacement dans les espaces de réunion, en particulier lorsqu’ils sont destinés à être utilisés pour des visioconférences

  • BONNES PRATIQUES

    Installez des moyens de contrôle flexibles de l’éclairage intérieur à la demande, par exemple des stores ou des rideaux.

    Utiliser un éclairage à LED « blanc neutre » (4500 à 5000 K).

  • À ÉVITER

    Sources lumineuses puissantes et ciblées (comme des projecteurs) placées derrière les participants à la réunion. Elles nuisent à la visibilité des participants, en particulier sur le flux vidéo pour les collègues connectés à distance

Couleurs de la pièce

Les pièces aux couleurs vives sont certes esthétiques en termes de design, mais risquent d’être une source de distraction et de distorsion lors des appels vidéo

  • BONNES PRATIQUES

    Restez sur des couleurs neutres comme le beige et le gris pour favoriser la concentration des participants sur la réunion.

    Utilisez les éléments de marquage lumineux éventuels avec modération. Idéalement, ils doivent être hors du champ de la caméra.

  • À ÉVITER

    Toutes les couleurs primaires vives (rouge, bleu, vert et jaune). Elles peuvent nuire à la visibilité des participants présents dans la salle et sur le flux vidéo.

    Éléments de décoration ou motifs distrayants au mur.

Mobilier

Le mobilier joue un rôle important dans la favorisation des échanges et dans l’interaction potentielle des participants à distance avec ceux présents dans la salle.

  • BONNES PRATIQUES

    Disposez les tables en demi-cercle, avec la partie la plus large à proximité de la caméra. De cette façon, toutes les personnes présentes dans la salle seront visibles. Pour les pièces de grande et moyenne taille, une table conique est l’option généralement privilégiée.

    Investissez dans des chaises légères et portables, qui peuvent être déplacées librement en fonction du type de réunion.

  • À ÉVITER

    Installation de sièges en dehors du champ de la caméra.

    Placer l’avant de la table près de la caméra (à une distance inférieure à 0,7 fois sa largeur).

Autres aspects à prendre en compte

Voici quelques conseils généraux pour la conception d’un espace de visioconférence performant

  • BONNES PRATIQUES

    Rangez les câbles sous les tables ou utilisez des cache-câbles spécialement conçus à cet effet.

    Assurez la confidentialité des réunions en équipant la salle de stores, de rideaux, de verre opaque ou d’un écran de confidentialité dédié.

  • À ÉVITER

    Encombrement visuel et éléments distrayants dans la salle de réunion.

    Mobilier ou éléments de décoration inutiles susceptibles de détourner l’attention des participants de la réunion.

Caméra

Le champ de la caméra de la salle de conférence doit englober toutes les personnes présentes dans la salle. Autres aspects à prendre en compte

Veillez à ce que la caméra soit à hauteur des yeux des participants et orientée vers le centre de la salle. Si possible, placez-la directement au-dessus ou en dessous de l’écran.

Si la caméra doit être placée au-dessus ou au-dessous du niveau des yeux, choisissez une caméra dont l’orientation, l’inclinaison et l’angle de vue sont réglables.

Lorsque vous placez la caméra / barre vidéo sous l’écran, l’emplacement idéal est de 115-120 centimètres (45-47 pouces) du sol à l’objectif de la caméra.

Si la caméra/barre vidéo est placée au-dessus de l’écran, maintenez-la à moins de 180 cm du sol pour éviter une vue plongeante.

Sélectionnez une caméra avec un champ de vision (FOV) approprié, permettant de capter toute la pièce et tous les participants.

Simplifiez le processus de configuration avec une caméra de conférence compacte tout-en-un dotée de speakers intégrés, comme l’EPOS EXPAND Vision 5.

Écran

Il est essentiel d’opter pour un écran adapté et de le positionner correctement pour garantir l’efficacité des réunions à distance.

Nombre d’écrans : dans la mesure du possible, installez deux écrans distincts – un pour le contenu partagé, un pour le flux vidéo des participants à distance. Pour les focus rooms et les petites salles de réunion, un seul écran suffit en général

Taille de l’écran : elle dépend en grande partie de la taille de la pièce. De façon générale, veillez à ce que le participant assis le plus loin puisse bien voir les petits détails comme le texte. La distance de visualisation recommandée est comprise entre une et quatre fois la longueur de la diagonale de l’écran.

Emplacement de l’écran : montez l’écran à hauteur des yeux des participants assis, généralement à une distance de 116 à 127 centimètres du sol. Cela dépend en grande partie de l’emplacement de la caméra.

Paramètres d’affichage : assurez une latence minimale pour faciliter la communication en temps réel (si l’écran dispose d’un mode « Jeu » ou « PC », activez-le). La résolution, la luminosité, le contraste et la saturation des couleurs de l’écran doivent être réglés de façon à offrir l’image la plus naturelle possible aux participants distants.

Audio (speakers et micros)

L’audio est probablement le facteur le plus important et le plus critique dans les visioconférences. Si la qualité audio est mauvaise, les participants perdent leur concentration et se fatiguent.

Assurez-vous que les micros de la salle peuvent capter le son de chaque participant assis.

Choisissez des systèmes de micros à formation automatique de faisceaux déclenchés par la voix pour obtenir le meilleur rejet possible du bruit ambiant.

Dans les grandes salles de réunion, les meilleures pratiques consistent à utiliser des systèmes de micros placés au centre de la table, par exemple des speakerphones, et à ajouter des micros d’extension en cas de tables très longues.

Assurez-vous que les micros peuvent être aisément coupés dans la majeure partie de la salle, si nécessaire.

Système informatique

Les réunions en visioconférence nécessitent un système informatique pour exécuter le logiciel et traiter toutes les entrées/sorties des sources vidéo/audio. Plusieurs options possibles :

Barre vidéo

Les barres vidéo tout-en-un telles que l’EPOS EXPAND Vision 5 sont dotées d’une unité informatique intégrée, ainsi que de micros et de speakers. Il s’agit de l’option la plus complète, prête à l’emploi et facile à installer et à utiliser.

Appareil informatique dédié

Pour ce cas de figure, un ordinateur fixe et pré-connecté à tous les équipements vidéo et audio est installé dans la salle de réunion, de préférence à proximité de l’écran ou derrière celui-ci. Les utilisateurs doivent se connecter à ce système informatique pour participer à des réunions en visio à distance.

Appareil personnel (BYOD)

Il s’agit d’une solution plug-and-play qui utilise une caméra professionnelle telle que l’EPOS EXPAND Vision 1M. Les utilisateurs peuvent apporter et connecter leurs propres ordinateurs portables via, par exemple, un câble USB. Dans ce cas, l’ordinateur portable de l’utilisateur est utilisé comme système informatique pour exécuter tout logiciel de conférence nécessaire.

Hub/station d’accueil

Certaines salles de réunion en configuration BYOD utilisent un hub ou une station d’accueil spéciale servant de point de connexion central pour la caméra vidéo, le speakerphone, les écrans, les ordinateurs portables, etc. Différences :

Station d’accueil

Une station d’accueil est un poste de travail sur lequel les utilisateurs peuvent se connecter avec leur ordinateur portable. (Certains convertisseurs de câble fonctionnant sur secteur sont également appelés « stations d’accueil »). Les stations d’accueil sont généralement plus grandes que les hubs, alimentent d’autres appareils branchés et ont un nombre plus élevé de ports ou de convertisseurs de câbles.

Hub

Un hub (ou concentrateur) est une solution plus simple et sert principalement à augmenter le nombre de ports USB disponibles sur un ordinateur portable connecté. Les hubs peuvent prendre en charge divers ports USB qui diffèrent en termes de version (USB 2.0 vs. USB 3.0) ou de type de connexion (USB-A vs. USB-C). Certains hubs sont également équipés d’un port Ethernet permettant d’établir une connexion Internet filaire.

Contrôleur de salle de réunion

Les contrôleurs de salles de réunion permettent aux utilisateurs de démarrer facilement leurs réunions et d’interagir pendant celles-ci, par exemple via le partage de contenus à l’écran

  • Positionnement

    Les contrôleurs tactiles peuvent être installés sur la table ou au mur à l’aide des accessoires de montage correspondants. Le principal est qu’ils soient facilement accessibles par tous les participants présents dans la salle.

  • Connectivité

    Elle dépend du contrôleur tactile. Certains contrôleurs tactiles se connectent par USB à un autre appareil informatique ou à une barre vidéo (voir ci-dessus) et peuvent être dotés d’un câble d’alimentation et d’un câble HDMI distincts pour le partage de contenus. D’autres, comme la tablette EPOS EXPAND Control, possèdent un câble Ethernet unique pour le réseau et la source d’alimentation.

Panneau de réservation de la salle

Ce type de panneau offre aux employés un moyen rapide et pratique de planifier des réunions, de réserver des salles et de s’informer sur la disponibilité d’une salle

  • Positionnement

    Les panneaux de réservation de salle sont généralement placés sur les murs à l’extérieur de la salle de réunion, près de l’entrée pour un accès facile. Il est important de les placer à une hauteur aisément accessible pour une majorité de personnes, sans oublier les utilisateurs en situation de handicap.

  • Montage

    Les panneaux de réservation de salle professionnel, y compris l’EXPAND Control, peuvent être montés sur la plupart des surfaces à l’aide de supports dédiés, au murou sur des surfaces vitrées.

Gestion du câblage

Une gestion intelligente du câblage est essentielle dans une salle de réunion professionnelle. Elle permet d’éviter un enchevêtrement de câbles pouvant distraire les participants et nuire à leur implication dans les réunions. Comment faciliter la retenue des câbles

  • Regroupez et ordonnez les câbles à l’aide d’attaches de câble.

  • Évitez de regrouper les câbles HDMI/USB avec les câbles d’alimentation dans le même serre-câble.

  • Protégez et dissimulez les câbles qui traversent les murs ou le sol à l’aide de chemins de câbles.