Agencement de la salle de réunion : Ce qu’il faut savoir

L’agencement d’une salle de réunion doit être lié à son usage de destination et à sa taille. Découvrez l’agencement qui convient le mieux aux différents types d’espace.

Quel est le meilleur agencement possible de la salle de réunion ?

Les salles de réunion sont une composante essentielle de tout espace de bureaux moderne, qu’elles soient utilisées pour des échanges individuels rapides ou des réunions du conseil d’administration qui durent toute la journée. Le juste agencement de votre salle de réunion dépend de plusieurs facteurs, décrits ci-après.

Questions préalables à l’agencement d’une salle de réunion

L’agencement de votre salle de réunion et l’équipement à utiliser sont généralement déterminés par les aspects suivants.

  • 1. Quel sera l’usage le plus fréquent de la salle de réunion ?

    C’est la question prioritaire à résoudre. Les salles de réunion de base destinées à de brefs échanges sur site n’ont pas à être très grandes et ne nécessitent pas beaucoup d’équipements. En revanche, les salles de conférence sont généralement plus grandes et nécessitent plus de technologie et d’équipements.

  • 2. Quelle est la taille de la salle de réunion ?

    Cette question peut être résolue d’emblée par l’espace de bureaux disponible. Déterminer la taille nécessaire pour pouvoir travailler aide généralement à réduire le champ des fonctionnalités de votre salle de réunion.

  • 3. Quelle doit être la capacité de la salle ?

    La réponse à cette question est généralement liée à ce qui précède. Si vous n’avez pas de contraintes en termes d’espace physique, il est impératif de déterminer le nombre maximal de participants qu’une salle de réunion doit pouvoir accueillir en tout confort. Ce facteur dictera toutes vos décisions, du choix du mobilier à celui de l’équipement utilisé, en passant par l’agencement.

Types de salle de réunion

Vous pensez que toutes les salles de réunion se valent ? Ce n’est pas tout à fait vrai. Les salles de réunion varient en fonction de leur usage de destination et de la complexité des manifestations.

  • 1. Huddle Room

    Il s’agit généralement d’une petite salle destinée à accueillir quelques participants seulement. Elle est utilisée pour faciliter les discussions spontanées entre collègues et les sessions rapides en petits groupes. Elle peut également servir de salle de travail à un employé qui souhaite se concentrer pour effectuer une tâche exigeante, à l’écart de l’agitation du bureau, ou passer un appel sans être distrait. Pour ce type de salle, il suffit d’une petite table et de quelques chaises.

  • 2. Salle de réunion

    Sa taille peut être très variable, mais elle est généralement destinée à des séances plus structurées et planifiées à l’avance, qui peuvent durer une heure ou plus. Une bonne salle de réunion est généralement dotée d’équipements supplémentaires comme des tableaux blancs, des projecteurs, etc.

  • 3. Salle de conférence

    La salle de conférence se situe dans une dimension différente de celle de la salle de réunion. Elle est en effet destinée à accueillir des participants physiques, mais doit aussi permettre d’organiser des conférences avec des collègues à distance. Comme pour les salles de réunion, la taille des salles de conférence est variable. Toutes nécessitent cependant un équipement de conférence spécialisé, à choisir en fonction du nombre de participants prévu. Depuis quelques années, il est de plus en plus courant d’équiper les salles de conférence d’une plateforme de conférence spécifique telle que les Salles Microsoft Teams.

Salles Microsoft Teams

Les Salles Microsoft Teams constituent une solution de salle de conférence complète basée sur le logiciel Microsoft Teams. Elles permettent de disposer d’une salle de conférence conçue sur mesure avec un logiciel, du matériel et un équipement audio-vidéo certifié Microsoft Teams.

Comment agencer votre salle de réunion ?

Voici les aspects à prendre en compte pour l’agencement d’une salle de réunion.

  • Réflexions générales

    La pièce doit être à la fois visuellement et physiquement confortable. Autrement dit, l’éclairage et la température doivent être réglables et les couleurs neutres. Idéalement, la pièce se situe dans un espace calme et isolé du bureau.

    En période de COVID, il convient de prêter une attention particulière aux possibilités (fenêtres et portes faciles à ouvrir) ainsi qu’à la mise à disposition de produits d’hygiène (gel hydroalcoolique, etc.).

  • Mobilier

    Le mobilier doit être ergonomique et offrir un confort longue durée. Optez pour des chaises à roulettes est généralement une bonne idée. Elles permettent de se déplacer librement, favorisant la flexibilité du travail en groupe ainsi que le respect des consignes de distanciation sociale éventuellement en vigueur.

  • Accessibilité

    Si votre salle est destinée à accueillir des personnes à mobilité réduite, l’accessibilité est un facteur à prendre en compte. Les accès et les passages doivent être suffisamment larges pour les personnes en fauteuil roulant. De plus, les écrans dans la pièce doivent être adaptés aux personnes malvoyantes, etc.

Disposition des meubles

L’étape suivante consiste à décider de la disposition des meubles. De multiples options sont envisageables. Voici les plus pertinentes :

  • Format Salle de Conseil

    La disposition classique, avec une table longue ou plusieurs tables reliées entre elles au centre, entourée(s) de chaises. Cet agencement convient parfaitement à la plupart des réunions et des tailles de groupe.

  • Disposition en forme de U

    La disposition de la table en U permet à une personne de se déplacer dans l’espace central et de se rapprocher de tous les participants. Il s’agit de la disposition idéale pour les réunions avec un animateur ou des intervenants souhaitant interagir étroitement avec les autres participants.

  • Carré avec un espace vide au milieu

    Semblable à une forme en U, mais avec un espace central entièrement fermé. Peut faciliter des réunions de groupe ou d’autres types de manifestations collectives faisant intervenir un animateur principal s’adressant aux personnes situées autour de lui.

  • Auditorium

    Il dispose d’un espace de présentation central avec un tableau blanc, un écran ou un projecteur, placé devant des rangées de sièges ou de bureaux. Il s’agit d’une solution idéale pour les cours magistraux ou les conférences en public.

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