Usages et règles de base dans les open-spaces
70 % des environnements de bureau sont actuellement organisés en open-space. On pourrait alors penser que ce système est un franc succès.
Et il serait parfaitement normal de le supposer. En effet, si les open-spaces n’étaient pas des environnements de travail productifs, populaires et viables économiquement, ils n’auraient pas été adoptés par une écrasante majorité des entreprises.
La réalité n’est cependant pas si simple.
Pour beaucoup d’entre nous, les open-spaces sont des espaces bruyants offrant suffisamment de sources de dérangement pour affecter notre satisfaction et notre bonheur au travail. Et bien que, théoriquement, les open-spaces doivent favoriser les interactions en face à face, bien souvent, en pratique, ce n’est pas le cas.
Bien au contraire. Pour bon nombre de personnes, « open-space » rime avec « manque d’intimité » , donc potentiellement un désagrément ou une véritable source de stress. Nos attentes et besoins en matière d’« espace personnel » sont pour tous différents.
Des études suggèrent d’ailleurs que les open-spaces influent négativement sur la productivité. Mais plus important encore, les open-spaces peuvent affecter les performances globales au travail. Cette stratégie d’open-spaces est tout sauf économique. À l’évidence, il est temps désormais de concilier théorie et pratique. Plus pragmatiquement, celles et ceux qui travaillent dans un open-space ont besoin de trouver, dès maintenant, des solutions. Et fort heureusement, ces solutions sont faciles à mettre en place.
Prenez conscience de ce qui vous entoure.
Certains facteurs sont notoirement dérangeants. Il est bon d’entretenir de bons rapports avec ses voisins de bureau.
Pensez au volume.
Le volume élevé des conversations téléphoniques, de la musique et de certains contenus est un aspect souvent négligé.
Pensez à l’air que vous respirez.
Les sandwichs et les crèmes pour les mains ont des odeurs souvent rebutantes. Et mieux vaut garder vos chaussures à vos pieds.
Pensez à votre espace.
Dans l’intimité d’un bureau fermé du début du XXe siècle, taper du pied et des mains sur le bureau ne gênait personne. En revanche, dans les open-spaces actuels, c’est une source de perturbation désagréable pour vos voisins.
Pensez à vos affaires.
Autre source de mécontentement souvent citée dans les open-spaces : la disparition des affaires personnelles sur les bureaux et la répartition de ces affaires un peu partout. Utilisez un vestiaire ou un tiroir personnel pour ranger vos affaires personnelles.
Laissez vos collègues tranquilles.
Quand une personne porte un casque antibruit, mieux vaut lui écrire un message que de la déranger. En effet, il faut plusieurs minutes pour se reconcentrer après une distraction.
Préservez l’intimité des autres.
Il est très désagréable de sentir son écran observé.
Préservez la santé des autres.
Si vous êtes malade, pensez au télétravail. Trop ouverts, les open-spaces sont ici inadaptés à la situation.
Élaborez des stratégies … Même dans un open-space idéal, il faut des stratégies pour survivre.
Ignorez les perturbations
Recourez à des techniques de concentration comme la technique Pomodoro pour gérer votre temps et rester concentré.
Observez la pièce
Les open-spaces fonctionnels comportent des espaces dédiés à différentes tâches. Les entretiens qui se déroulent à votre bureau sont une source de distraction – trouvez une table à l’écart. Désignez des espaces pour les téléconférences, pour le travail silencieux et pour les tâches informelles.
Trouvez une solution
Si quelque chose vous dérange, ne faites pas comme si de rien n’était.
… et Adapt
Pour tirer les meilleurs bénéfices des environnements organisés en open-space, la clé c’est de trouver le juste équilibre entre « besoin de concentration » et « possibilités de communication ». Et les outils audio spécialement conçus pour les open-spaces peuvent y contribuer. Micros-casques conçus pour filtrer le bruit de fond et optimiser l’intelligibilité vocale. Casques ANC offrant une qualité audio supérieure favorisant la concentration dans les espaces très bruyants et fréquentés – ils indiquent également de façon diplomatique aux personnes qui vous entourent que vous n’êtes pas disponible. De plus, la Busy Light EPOS sur votre bureau signale poliment que vous être occupé. Celle-ci se synchronise avec vos appareils et canaux de communication, où qu’ils se trouvent.