MEJORES PRÁCTICAS
Instala formas flexibles de controlar la iluminación de la habitación bajo demanda, como persianas o cortinas.
Usa iluminación LED «blanco neutro» (de 4000 a 5000 Kelvin).
Cómo equipar una sala de videoconferencias
Los siguientes factores desempeñan un papel importante a la hora de equipar y configurar una sala de reuniones para videoconferencias
Acústica de la sala
La acústica es el primer aspecto, y quizás el más importante que debe tenerse en cuenta. Las salas de reuniones se construyen para permitir un diálogo significativo, por lo que es fundamental garantizar que sus propiedades acústicas lo faciliten.
MEJORES PRÁCTICAS
Suelo: Usa alfombras u otros materiales blandos que absorban bien el sonido y amortigüen el ruido del mobiliario.
Techo: Selecciona losetas acústicas especiales o paneles colgantes para el techo con el fin de reducir la reverberación de la sala.
Paredes: Considera la posibilidad de colocar absorbentes acústicos en las paredes. Lo ideal es que al menos dos paredes adyacentes tengan paneles de un material absorbente acústico.
QUÉ DEBE EVITARSE
Superficies que reflejan el sonido, lo que puede comprometer la calidad del sonido. Esto significa no utilizar materiales duros como piedra, vidrio, metal, etc.
Suelos de madera o baldosas, por la misma razón.
Iluminación
Los espacios de reunión, especialmente los diseñados para videoconferencias, también deberán tener en cuenta las fuentes de iluminación y su ubicación.
Colores de la sala
Aunque las estancias de colores vivos pueden ser estupendas desde el punto de vista del diseño, corren el riesgo de ser una fuente de distracciones y distorsiones durante las videollamadas.
Mobiliario
El mobiliario desempeña un papel importante a la hora de facilitar las conversaciones y garantizar que los asistentes remotos puedan interactuar con los participantes de la sala.
Otras consideraciones
He aquí algunas pautas generales para diseñar un espacio de videoconferencia eficaz
Cámara
La cámara de la sala de conferencias debe poder captar a todos los presentes. Algunas consideraciones
Mantén la cámara a la altura de los ojos de los participantes, apuntando hacia el centro de la sala. Colócala justo encima o debajo de la pantalla, si es posible.
Si la cámara debe colocarse por encima o por debajo del nivel de los ojos, elige una cámara que pueda ajustarse en cuanto a giro, inclinación y ángulo de visión.
Al colocar la cámara/barra de vídeo debajo de la pantalla, la colocación ideal es de 115-120 centímetros (45-47 pulgadas) desde el suelo hasta el objetivo de la cámara.
Cuando coloques la cámara/barra de vídeo encima de la pantalla, mantenla a menos de 180 centímetros (71 pulgadas) del suelo para evitar la vista de pájaro.
Selecciona una cámara con el campo de visión (FOV, por sus siglas en inglés) correcto que pueda capturar toda la sala y a sus participantes.
Simplifica el proceso de configuración con una cámara de audioconferencia compacta y todo en uno con altavoces integrados, como EPOS EXPAND Vision 5.
Pantalla
Elegir la pantalla adecuada y colocarla adecuadamente es fundamental para garantizar reuniones remotas eficaces
Número de pantallas: De ser posible, resultará ventajoso instalar dos pantallas separadas: una para el contenido compartido y otra para la señal de vídeo de los asistentes remotos. Para las salas de concentración y las salas de reuniones más pequeñas, suele bastar con una sola pantalla.
Tamaño de pantalla: Esto depende en gran medida del tamaño de la estancia. Como regla general, el participante sentado más lejos debe poder ver fácilmente los detalles más pequeños, como el texto. La distancia de visualización recomendada es entre una y cuatro veces la longitud diagonal del monitor.
Colocación de la pantalla: Monta el monitor a la altura de los ojos de los participantes sentados. Suele estar entre 116-127 centímetros (46-50 pulgadas) del suelo, pero dependerá en gran medida de la colocación de la cámara.
Ajustes de la pantalla: Asegúrate de que la latencia sea lo más baja posible para facilitar la comunicación en tiempo real (si hay un modo "Juego" o "PC" en el monitor, actívalo). La resolución de la pantalla, el brillo, el contraste y la saturación del color deben ajustarse para proporcionar el aspecto más natural de los asistentes remotos.
Audio (altavoces y micrófonos)
Probablemente el audio sea el factor más importante y crítico en las videoconferencias. Si la calidad de audio es mala, los asistentes perderán la concentración y se fatigarán.
Asegúrate de que los micrófonos de la sala sean capaces de captar el sonido de todos los participantes sentados.
Elige sistemas de micrófonos con formación de haces activados por voz para obtener la mejor cancelación posible del ruido ambiental.
En salas de reuniones más grandes, las mejores prácticas consisten en utilizar sistemas de microfonía en el centro de la mesa, por ejemplo, altavoces, y añadir micrófonos de expansión en caso de mesas muy largas.
Asegúrate de que los micrófonos se puedan silenciar fácilmente desde la mayoría de las ubicaciones de la sala, cuando sea necesario.
Unidad de computación
Las videoconferencias necesitan una unidad de cálculo para ejecutar el software necesario y procesar todas las entradas y salidas de las fuentes de vídeo y audio. Hay varias opciones disponibles.
Barra de vídeo
Las barras de vídeo todo en uno, como EPOS EXPAND Vision 5, incluyen una unidad de computación integrada, así como micrófonos y altavoces. Son la opción más completa nada más sacarlas de la caja y resultan fáciles de configurar y utilizar.
Dispositivo de computación dedicado
Consiste en dejar permanentemente en la sala de reuniones una unidad de computación preconectada a todo el equipo de vídeo y audio. La mejor ubicación para ello es cerca o detrás de la pantalla. Los participantes deben conectarse a esta unidad de computación para participar en las videoconferencias remotas.
Dispositivo propio (BYOD)
Esto toma la forma de una configuración de audioconferencia plug-and-play que utiliza una cámara profesional, como EPOS EXPAND Vision 1M. Los usuarios pueden traer y conectar sus propios portátiles mediante, por ejemplo, un cable USB. En este caso, el ordenador portátil del usuario también sirve como unidad de cálculo que ejecuta cualquier software de conferencia necesario.
Hub/estación de acoplamiento
Algunas salas de conferencias BYOD se basan en un hub o estación de acoplamiento especial que sirve como punto de conexión central para la cámara de vídeo, el altavoz, los monitores, los portátiles, etc. ¿Qué diferencias hay?
Estación de acoplamiento
Una estación de acoplamiento es una estación de trabajo en la que los usuarios pueden encajar su portátil. (Algunos convertidores de cable que dependen de la red eléctrica también se llaman estaciones de acoplamiento, "docks" en inglés). Las estaciones de acoplamiento suelen ser más grandes que los hubs, proporcionan alimentación a otros aparatos enchufados y tienen un mayor número de puertos o conversores de cable.
Hub
Un hub es más sencillo y sirve principalmente para ampliar el número de puertos USB disponibles en un ordenador portátil conectado. Los hubs pueden admitir una variedad de puertos USB que difieren en términos de versión (USB 2,0 frente a USB 3,0) o en términos de tipo de conexión (USB-A frente a USB-C). Algunos hubs también vienen equipados con un puerto Ethernet para admitir la conectividad a Internet con cable.
Controlador táctil
Los controladores de las salas de reuniones permiten a los usuarios iniciar fácilmente sus reuniones e interactuar con las reuniones en curso, por ejemplo, compartiendo contenidos en la pantalla
Panel de programación
Estos dispositivos ofrecen una forma rápida y cómoda para que los empleados programen reuniones, reserven salas y vean el estado de disponibilidad de una sala
Gestión del cableado
La gestión inteligente del cableado es una parte fundamental de una sala de reuniones de nivel empresarial. Ayuda a evitar que los cables se enreden y estorben, lo que puede crear distracciones y afectar negativamente a la participación en la reunión. Así es como se facilita la retención de cables