Configuración de la sala de reuniones: lo que debes saber

Para montar una sala de reuniones hay que tener en cuenta su finalidad y su tamaño. Averigüa qué tipo de sala de reuniones funciona mejor con cada tipo de estancia.

¿Cuál es la mejor configuración para una sala de reuniones?

Las salas de reuniones contituyen una parte esencial de cualquier oficina moderna, ya que se utilizan para cualquier cosa, desde sesiones rápidas individuales hasta reuniones de la junta directiva que duran todo el día. Obtener la configuración correcta para tu sala de reuniones depende de varios factores que desentrañamos a continuación.

Preguntas que debes plantearte antes de configurar la sala de reuniones

La configuración de la sala de reuniones y el equipamiento utilizado suelen estar determinados por lo siguiente.

  • 1. ¿Para qué se usará con más frecuencia la sala de reuniones?

    Esta es la pregunta más importante. Las salas de reuniones básicas para conversaciones rápidas en la oficina no necesitarán mucho espacio ni equipamiento. Por otro lado, es probable que las salas de conferencias sean mucho más grandes y requieran mucha más tecnología y equipamiento.

  • 2. ¿Qué tamaño tiene la sala de reuniones?

    Es algo que puede quedar predeterminado por el espacio de oficina disponible. Por lo general, conocer el tamaño con el que tienes que trabajar te ayudará a reducir la gama de posibles funciones para tu sala de reuniones.

  • 3. ¿A cuántos participantes debe dar cabida?

    Esto suele ir de la mano con lo anterior. Si el espacio físico no es una limitación, hay que decidir el número máximo de participantes que una sala de reuniones debería poder acoger cómodamente. Es un factor decisivo para muchos aspectos, desde el mobiliario y la disposición hasta el equipo utilizado.

Tipos de salas de reuniones

Una sala de reuniones es una sala de reuniones, ¿verdad? No exactamente. Las salas de reuniones varían según el propósito previsto y la complejidad que implican.

  • 1. Sala de trabajo

    Suele ser una estancia pequeña para unos pocos participantes. Se utiliza para facilitar las charlas espontáneas entre colegas y llevar a cabo sesiones rápidas de trabajo. También puede funcionar como una"sala de concentración"para que un solo empleado pueda concentrarse en una tarea lejos del ruido de la oficina o para hacer una llamada sin distracciones. Para este tipo de estancia, todo lo que necesitas es una pequeña mesa y algunas sillas.

  • 2. Sala de reuniones

    El tamaño de este tipo de estancias puede variar, pero normalmente están destinadas a sesiones más estructuradas y programadas previamente que tienen hasta una hora de duración o incluso más. A menudo, una buena sala de reuniones necesitará equipos adicionales como pizarras blancas, proyectores y equipamiento similar.

  • 3. Sala de conferencias

    Una sala de conferencias es un paso adelante partiendo desde una sala de reuniones, ya que no solo debe acomodar a los participantes físicos, sino también facilitar las conferencias con colegas que solo están presentes por vía telemática. Al igual que con las salas de reuniones, el tamaño de las salas de conferencias puede variar, pero todas requieren equipos de conferencia especializados, en función del número de participantes. En los últimos años, cada vez es más común equipar las salas de conferencias con una plataforma de conferencias específica que una empresa puede utilizar, como una Microsoft Teams Room.

Salas de Microsoft Teams

Microsoft Teams Rooms son una solución completa para salas de conferencias basada en el software de Microsoft Teams. Te permite tener una sala de conferencias diseñada y configurada desde cero con software, hardware y equipos de audio-vídeo certificados para Microsoft Teams.

¿Cómo montar tu sala de reuniones?

Cuando se trata de montar la sala de reuniones, hay que tener en cuenta lo siguiente.

  • Consideraciones generales

    La estancia debe resultar cómoda, tanto a nivel visual como físico. Implica una iluminación y temperatura regulables y opciones de color neutrales. Lo ideal es que la sala se encuentre en una zona tranquila y privada de la oficina.

    En tiempos de COVID, hay que prestar más atención a las opciones de ventilación (ventanas y puertas fáciles de abrir) y al acceso a productos de higiene en forma de desinfectante de manos y similares.

  • Mobiliario

    El mobiliario en sí mismo debe ser ergonómico y permitir que los usuarios puedan sentarse cómodamente durante largos periodos de tiempo. A menudo es una buena idea colocar sillas con ruedas. Esto permite a las personas moverse libremente para trabajar en grupo de forma flexible, además de ayudar a cumplir las directrices de distanciamiento social existentes.

  • Accesibilidad

    Si es probable que tu estancia sea utilizada por personas con discapacidades, tendrás que tener en cuenta la accesibilidad. Esto implica asegurarse de que la entrada y los pasillos sean lo suficientemente amplios para los usuarios de sillas de ruedas, que las pantallas de la sala se adapten a las personas con problemas de visión, etc.

Distribución de la sala

El siguiente paso es decidir la disposición del mobiliario. Aunque hay decenas de opciones a la hora de configurar la disposición de las estancias, las más útiles para una sala de reuniones son:

  • Estilo de la sala de juntas

    El diseño clásico, con una mesa o varias mesas unidas en el centro y sillas a su alrededor. Funciona muy bien para la mayoría de los propósitos de las reuniones y tamaños de los grupos.

  • En forma de U

    La disposición de la mesa en forma de U permite a una persona entrar en el espacio central y acercarse a cualquier participante. Resulta ideal para reuniones con oradores o presentadores que desean interactuar más estrechamente con los demás participantes.

  • Cuadrado hueco

    Similar a la forma en U, pero con el espacio central completamente cerrado. Puede facilitar grupos de discusión u otros tipos de reuniones en las que un moderador primario se relaciona con otras personas que están a su alrededor.

  • Auditorio

    Cuenta con un espacio de presentación central con una pizarra blanca, una pantalla o un proyector y filas de asientos o escritorios orientados hacia ellos. Perfecto para las presentaciones como las de un aula de enseñanza y los oradores clave que se dirigen a un público.

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