Colaboración virtual
¿Qué es una reunión virtual?
Tu guía básica
La pandemia de la COVID-19 ha acelerado considerablemente la transición en curso al trabajo remoto e híbrido. Las personas se han visto trabajando más desde casa e interactuando con sus compañeros principalmente por medios en línea.
Todo esto ha llevado a que surja un modo de colaboración como el más destacado: la reunión virtual.
A continuación, veremos:
- Qué es una reunión virtual
- Las ventajas e inconvenientes de las reuniones virtuales
- Tipos de reuniones virtuales
- Consejos y recomendaciones para la configuración y la organización de reuniones virtuales
¿Qué significa exactamente “reunión virtual”?
Básicamente, el término “reunión virtual” se puede emplear para cualquier reunión que tenga al menos un participante a distancia. En lugar de estar todos los asistentes presentes físicamente, con las reuniones virtuales algunas partes conectan con compañeros a través de software web o equipos de teleconferencia.
En la práctica, la mayoría de las reuniones virtuales congregan en un espacio de trabajo digital compartido a varios participantes que se encuentran en distintos lugares.
Las ventajas e inconvenientes de las reuniones virtuales
Como con casi todo, las reuniones virtuales ofrecen numerosas ventajas, pero también acarrean algunos inconvenientes.
Ventajas
Las reuniones virtuales ofrecen muchas ventajas claras:
- Mejor colaboración: Empleados de distintos países y continentes pueden trabajar juntos.
- Menores costes de desplazamiento: Las empresas se ahorran los gastos de vuelo, alojamiento y dietas.
- Flexibilidad: Es mucho más fácil programar las reuniones, ya que las personas pueden asistir desde cualquier parte y en cualquier momento.
- Mayor base de clientes: Las empresas pueden atraer a clientes potenciales sin importar dónde se encuentren.
- Estabilidad: Las reuniones virtuales posibilitan la comunicación durante acontecimientos imprevistos, como la COVID u otras crisis.
- Satisfacción de los empleados: Las reuniones virtuales abren la vía al trabajo remoto e híbrido, permitiendo a los empleados trabajar cuando y donde quieran.
Desventajas
Con todo, las reuniones virtuales también presentan algunos retos distintos, entre ellos:
- Complejidad de configuración: Todos los participantes deben contar con el equipo de hardware correcto e instalar el software necesario con antelación.
- Problemas técnicos: Una mala conexión a Internet o un equipo de audio y vídeo mediocre pueden hacer que las reuniones sean menos efectivas.
- Menor participación: La distancia física dificulta la atención continua y una dinámica positiva del grupo.
Como sea, la mayoría de los inconvenientes de las reuniones virtuales pueden mitigarse con las soluciones de audio y videoconferencia adecuadas.
Los 3 tipos de reuniones virtuales
Las reuniones virtuales han evolucionado rápidamente con el acceso a nuevas herramientas y equipos de audio. A continuación, se muestran los principales tipos de reuniones virtuales:
¿Cómo organizar una reunión virtual?
Si estás a cargo de organizar una reunión virtual con tus compañeros, aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Establece la fecha y la hora
Programar reuniones con un amplio número de participantes siempre es complicado, pero las reuniones virtuales cuentan con la ventaja de que ofrecen más flexibilidad en cuanto a horarios.
Primero, identifica qué participantes son importantes y cuáles son opcionales. Luego, encuentra una fecha y una hora que le vaya bien a este grupo de personas (las herramientas de programación corporativas normalmente facilitan esta tarea). Por último, fija la fecha con mucha antelación para que todos tengan la oportunidad de bloquearla en sus calendarios.
2. Selecciona el software para conferencias
No faltan plataformas de conferencias virtuales de pago y gratuitas. Selecciona la que vas a usar y asegúrate de que los participantes puedan acceder a ella.
Algunas de las plataformas de reuniones virtuales más populares son:
- Microsoft Teams
- Zoom
- Google Meet
- BlueJeans
- WebEx
En muchos entornos corporativos, la plataforma de conferencias podría estar ya predefinida por el departamento de TI, lo que facilita este paso.
3. Configura el equipo
El siguiente paso consiste en garantizar que todo el mundo tenga el equipo adecuado para sacar el máximo partido de la reunión virtual.
En primer lugar, esto significa que hay que informar a los participantes de la reunión de los requisitos técnicos mínimos que deben cumplir. Así, tendrán la oportunidad de preparar y probar su configuración con antelación.
En segundo lugar, esto también significa que hay que preparar el espacio físico en caso de que un gran número de participantes asista presencialmente desde una misma oficina. Asegúrate de que la configuración de tu sala de conferencias permita llevar a cabo la reunión debidamente. Esto implica garantizar que la iluminación, la acústica y el equipo de videoconferencia sean adecuados.
4. Establece unos puntos del día claros
Compartir un programa detallado de tu reunión virtual ofrece a todos la oportunidad de preparar los temas que quieren tratar y sus preguntas con antelación. También garantiza que la reunión transcurra de forma estructurada y predecible.
5. Asigna funciones y responsabilidades
Por último, si esperas que los participantes preparen sus presentaciones o compartan cifras clave, asegúrate de comunicárselo de antemano. Otorgar responsabilidades claras a las personas también hará que se involucren el día de la reunión.
Buenas prácticas de reuniones virtuales:
Una vez que comience la reunión, respetar las siguientes reglas de protocolo virtual asegurará que se desarrolle sin problemas.
1. Interactúa con los participantes
Como se ha dicho, las reuniones virtuales hacen que sea más difícil mantener la atención de todo el mundo. Intenta involucrar a todos los asistentes desde el principio, ya sea con una ronda rápida de presentaciones o un resumen de los oradores y los puntos de debate.
2. Establece las reglas básicas
Si quieres que se cumplan ciertas reglas, comunícalas de forma clara desde el principio. ¿Deben tener todos su cámara activada en todo momento? ¿Pueden usar los participantes la función de chat durante la reunión? ¿Se va a responder a las preguntas de forma inmediata o al final de la reunión?
3. Elimina las distracciones
La multitarea tiene su utilidad, pero es mejor evitarla durante las reuniones virtuales. Los participantes merecen toda tu atención. Para ello, elimina las distracciones que puedan hacer que no prestes atención a la reunión. Esto significa silenciar el teléfono, desactivar las notificaciones, cerrar las pestañas del navegador que no son relevantes, no revisar el correo, etc.
4. Formula preguntas y haz aportaciones
Para mantener la atención de los asistentes, haz pausas frecuentes para pedirles su opinión o dejarles que hagan preguntas. Esto ayuda a garantizar que sigan los puntos del día y hace que se sientan partícipes.
5. Concluye con un plan de acción
Al finalizar la reunión virtual, deberás tener un plan de acción de acuerdo mutuo. Este debe describir los siguientes pasos, las funciones y responsabilidades, y cualquier posible reunión futura.
6. Comparte un resumen
Siempre es buena idea compartir los resúmenes de las reuniones por correo electrónico, por ejemplo, después de que finalice la llamada. Esto ayuda a consolidar las decisiones acordadas durante la reunión y pone al día a los que no asistieron. Los altavoces inteligentes modernos como EXPAND Capture 5 pueden incluso transcribir las reuniones de forma automática para ti; así, nadie tendrá que tomar notas durante la reunión y todos podrán concentrarse por completo en esta.
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