Collaboration virtuelle

Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?
Votre guide de base

La pandémie de COVID-19 a considérablement accéléré la transition actuelle vers le travail hybride et à distance. Les gens se sont de plus en plus souvent retrouvés à travailler à domicile et à interagir avec leurs collègues principalement par des moyens en ligne.

Tout cela a conduit à l’émergence d’un mode de collaboration parmi les plus éminents : la réunion virtuelle.

Ci-dessous, nous allons explorer :

  • Ce qu’est une réunion virtuelle
  • Les avantages et les inconvénients des réunions virtuelles
  • Les différents types de réunions virtuelles
  • Conseils et meilleures pratiques pour l’organisation et l’hébergement de réunions virtuelles

Que signifie exactement une « réunion virtuelle » ?

En principe, le terme « réunion virtuelle » peut s’appliquer à toute réunion ayant au moins un participant à distance. Au lieu d’être présents physiquement, certains participants aux réunions virtuelles se connectent à leurs collègues en utilisant un logiciel Web ou un équipement de téléconférence.
Dans la pratique, la plupart des réunions virtuelles concernent plusieurs participants qui se connectent de différents endroits à un espace de travail numérique partagé.

Avantages et inconvénients des réunions virtuelles

Comme la plupart des choses, les réunions virtuelles présentent un certain nombre d’avantages, mais également quelques inconvénients.

Avantages

S’appuyer sur des réunions virtuelles présente de nombreux avantagesévidents :

  • Une meilleure collaboration : Les collègues peuvent travailler ensemble à travers les pays et les continents.
  • Frais de déplacement réduits : Pas de frais de vol, d’hôtel ou de restaurant supplémentaires pour les entreprises.
  • Flexibilité : La planification est plus facile puisque les gens peuvent travailler en tout lieu et à toute heure.
  • Clientèle élargie : Les entreprises peuvent engager des clients potentiels où qu’ils se trouvent.
  • Stabilité : Les réunions virtuelles peuvent favoriser la communication lors d’événements imprévus comme la COVID ou d’autres crises.
  • Satisfaction des collaborateurs : Les réunions virtuelles ouvrent la voie à des méthodes de travail hybrides et à distance, permettant aux employés de travailler où et quand ils le souhaitent.

Inconvénients

Cependant, les réunions virtuelles présentent aussi quelques difficultés notables :

  • Complexité de configuration : Tous les participants doivent être équipés d’un matériel adéquat et installer les logiciels nécessaires à l’avance.
  • Problèmes techniques : Une mauvaise connexion Internet ou un équipement audio et vidéo de mauvaise qualité peuvent nuire à l’efficacité des réunions.
  • Baisse d°engagement : Avec la distance physique, il est plus difficile de maintenir sa concentration et une dynamique de groupe positive.

Cependant, la plupart des inconvénients des réunions virtuelles peuvent être atténués grâce aux bonnes solutions de vidéoconférence et audioconférence.

Les 3 types de réunions virtuelles

Les réunions virtuelles ont évolué rapidement avec l’accès à de nouveaux outils et équipements audio. Voici les principaux types de réunions virtuelles :

  • Téléconférence

    Il s’agit de la conférence téléphonique classique audio uniquement. Les participants joignent depuis leur téléphone ou peuvent partager un speakerphone de salle de réunion pour se connecter à des collègues distants. L’absence de vidéo rend impossible la perception d’indices non verbaux. Avec la téléconférence, la qualité audio est primordiale, car une mauvaise qualité du son va avoir un impact négatif sur l’ensemble de la réunion.

  • Vidéoconférence et conférence Web

    L’avancée des équipements de vidéoconférence a permis de rapprocher davantage encore les utilisateurs, grâce au partage de flux vidéo en direct pendant les réunions virtuelles. Cela facilite la lecture du langage corporel et permet de mieux communiquer avec les collègues.

    Aujourd’hui, la majorité des gens associent les réunions virtuelles aux vidéoconférences sur Internet. Ces conférences en ligne permettent la diffusion de contenus audio et vidéo en continu, l’utilisation d’outils de présentation et le partage d’écrans entre utilisateurs distants. C’est un grand pas en avant vers une véritable collaboration virtuelle.

  • Conférence en réalité virtuelle

    Les technologies de réalité virtuelle émergentes visent à rendre les réunions virtuelles presque indiscernables des réunions physiques. En théorie, cela devrait conserver ce qu’il y a de mieux dans les réunions virtuelles tout en éliminant beaucoup de leurs inconvénients.

    Pour l’heure, les conférences en réalité virtuelle restent un gimmick étrange. Mais à mesure que ces solutions et notre acceptation progressent, elles pourraient bien s’imposer comme la prochaine étape naturelle de l’évolution des réunions virtuelles.

Comment organiser une réunion virtuelle ?

Si vous êtes responsable de la mise en place d’une réunion virtuelle avec vos collègues, voici comment procéder :

1. Fixez une date et une heure

La planification de réunions avec un grand nombre de participants est toujours délicate. Les réunions virtuelles offrent cependant plus de flexibilité en termes de calendrier.
Commencez par identifier les participants indispensables et les participants facultatifs. Trouvez ensuite une date et une heure qui conviennent à ce groupe de personnes. (Les outils de planification d’entreprise facilitent généralement cette tâche.) Enfin, fixez la date longtemps à l’avance pour permettre à chacun de bloquer son calendrier.

2. Sélectionnez le logiciel de conférence

Les plateformes de conférence virtuelle payantes et gratuites ne manquent pas. Sélectionnez celle que vous envisagez d’utiliser et assurez-vous que tous les participants y ont accès.
Voici quelques-unes des plateformes de réunion virtuelle les plus populaires :

Dans de nombreux environnements d’entreprise, la plateforme de conférence peut déjà être prédéfinie par le service informatique, ce qui facilite cette étape.

3. Installez l’équipement

L’étape suivante consiste à s’assurer que tous les participants disposent d’un équipement adapté pour tirer le meilleur parti de la réunion virtuelle.

Tout d’abord, cela signifie informer les participants des exigences techniques minimales à respecter de leur côté. Ils auront ainsi la possibilité de préparer et de tester leur équipement à l’avance.
Ensuite, cela signifie également préparer l’espace physique si un grand groupe de collaborateurs doit participer sur un seul et même bureau. Assurez-vous que la configuration de votre salle de vidéoconférence peut faciliter la réunion de manière adéquate. Cela implique de s’assurer que l’éclairage, l’acoustique et l’équipement de vidéoconférence sont adaptés.

4. Définissez un programme clair

Partager un ordre du jour détaillé pour votre réunion virtuelle permet à chacun de préparer ses points de discussion et ses questions à l’avance. Cela garantit également que la réunion elle-même aura un flux prévisible et structuré.

5. Attribuez les rôles et les responsabilités

Enfin, si vous attendez des participants qu’ils préparent des présentations ou fournissent des chiffres clés, assurez-vous de leur faire savoir à l’avance. Attribuer des responsabilités claires aux participants permettra également de favoriser leur engagement le jour de la réunion.

Meilleures pratiques en matière de réunions virtuelles

Une fois la réunion entamée, le respect de l’étiquette virtuelle suivante garantira son bon déroulement.

1. Engagez les participants

Comme nous l’avons évoqué, il est plus difficile de maintenir l’attention de tous les participants pendant les réunions virtuelles. Essayez d’impliquer tous les participants dès le début, que ce soit par le biais d’un rapide tour de table ou en présentant brièvement les intervenants et leurs points de discussion.

2. Définissez les règles de base

Si vous souhaitez faire appliquer certaines règles, communiquez-les clairement dès le début. Tout le monde doit-il avoir sa caméra allumée en permanence ? Les participants sont-ils autorisés à utiliser la fonction « chat » pendant la réunion ? Répondrez-vous directement aux questions ou à la fin de la réunion ?

3. Supprimez les distractions

Le multitâche a sa place mais il est préférable de l’éviter pendant les réunions virtuelles. Les participants méritent toute votre attention. Par conséquent, essayez d’éliminer toute distraction susceptible de vous empêcher de vous concentrer sur la réunion elle-même. Cela signifie mettre votre téléphone en mode silencieux, désactiver les notifications, fermer les onglets non pertinents de votre navigateur, ne pas consulter vos e-mails, etc.

4. Invitez les questions et les contributions

Pour maintenir un niveau d’engagement élevé, faites des pauses fréquentes pour inviter les participants à donner leur avis et à poser des questions. Cela permet de s’assurer qu’ils suivent l’ordre du jour et qu’ils se sentent impliqués.

5. Finissez par un plan d’action

Une fois la réunion virtuelle terminée, vous devez convenir d’un plan d’action. Ce document doit présenter les prochaines étapes, les rôles et les responsabilités de chacun, ainsi que fixer les dates des éventuelles réunions futures.

6. Partagez un compte-rendu

Il est toujours intéressant de partager un compte-rendu à l’issue de la réunion, par exemple par e-mail. Cela permet de concrétiser les décisions convenues et de tenir au courant les éventuels absents. Les speakers intelligents modernes comme EXPAND Capture 5 peuvent même transcrire automatiquement les réunions pour vous, afin que personne n’ait à prendre ces notes et puisse au contraire se concentrer pleinement sur la réunion.

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