Virtuelle Zusammenarbeit

Was ist ein virtuelles Meeting?
Ihr Basis-Leitfaden

Die COVID-19-Pandemie hat die Umstellung auf Telearbeit und hybrides Arbeiten erheblich beschleunigt. Die Menschen arbeiten zunehmend von zu Hause aus und interagieren mit Kollegen hauptsächlich online.

All dies hat dazu geführt, dass ein Modus der Zusammenarbeit am beliebtesten ist: das virtuelle Meeting.

Im Folgenden erkunden wir:

  • Was ein virtuelles Meeting ist
  • Die Vor- und Nachteile virtueller Meetings
  • Unterschiedliche Arten virtueller Meetings
  • Tipps und Best Practices für die Vorbereitung und Ausrichtung virtueller Meetings

Was genau ist ein „virtuelles Meeting“?

Im Wesentlichen kann der Begriff „virtuelles Meeting“ auf jedes Meeting angewendet werden, bei dem mindestens ein Teilnehmer aus der Ferne beteiligt ist. Bei virtuellen Sitzungen sind nicht alle Teilnehmer physisch anwesend, sondern einige Teilnehmer verbinden sich mit ihren Kollegen über eine Web-Software oder ein Telekonferenzsystem.
In der Praxis haben die meisten virtuellen Meetings mehrere Teilnehmer, die sich von verschiedenen Standorten an einem gemeinsamen digitalen Arbeitsort einfinden.

Die Vor- und Nachteile virtueller Meetings

Wie die meisten Dinge bieten virtuelle Meetings eine Reihe von Vorteilen, bringen aber auch einige Nachteile mit sich.

Vorteile

Die Nutzung virtueller Meetings hat eine Reihe klarer Vorteile:

  • Bessere Zusammenarbeit: Kollegen können länder- und kontinentübergreifend zusammenarbeiten.
  • Reduzierte Reisekosten: Keine zusätzlichen Kosten für Flug, Unterkunft oder Verpflegung für Unternehmen.
  • Flexibilität: Die Planung ist einfacher, da man jederzeit und von überall aus arbeiten kann.
  • Erweiterter Kundenstamm: Unternehmen können potenzielle Kunden unabhängig von ihrem Standort ansprechen.
  • Stabilität: Virtuelle Meetings können die Kommunikation bei unvorhergesehenen Ereignissen wie COVID oder anderen Krisen unterstützen.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Virtuelle Meetings ermöglichen hybride und ortsunabhängige Arbeitsweisen, wodurch Mitarbeiter arbeiten können, wann und wo sie wollen.

Nachteile

Virtuelle Meetings sind jedoch auch mit einigen besonderen Herausforderungen verbunden, darunter:

  • Komplexität der Einrichtung: Alle Teilnehmer müssen vorab mit der richtigen Hardware ausgestattet sein und die notwendige Software installieren.
  • Technische Probleme: Eine schlechte Internetverbindung oder unzureichende Audio- und Videogeräte können dazu führen, dass Meetings weniger effektiv sind.
  • Geringeres Engagement: Die räumliche Distanz erschwert es, den Fokus und eine positive Gruppendynamik aufrechtzuerhalten.

Die meisten Nachteile virtueller Meetings lassen sich jedoch mit den richtigen Audio- und Videokonferenzlösungen minimieren.

Die 3 Arten von virtuellen Meetings

Virtuelle Meetings haben sich mit dem Zugang zu neuen Tools und Audiogeräten rasant weiterentwickelt. Im Folgenden werden die wichtigsten Arten von virtuellen Meetings beschrieben:

  • Telefonkonferenz

    Das ist die klassische, reine Audiokonferenz. Die Teilnehmer wählen sich über ihr Telefon ein oder teilen sich ein Konferenzraum-Speakerphone, um sich mit Kollegen aus der Ferne zu verbinden. Das Fehlen der visuellen Ebene macht es unmöglich, nonverbale Hinweise zu erhalten. Bei Telefonkonferenzen steht die Audioqualität im Mittelpunkt, da schlechte Audioqualität das gesamte Meeting negativ beeinflussen könnte.

  • Video- und Webkonferenz

    Dank der Fortschritte bei Videokonferenzgeräten können sich die Nutzer noch stärker annähern, indem sie Live-Videofeeds während virtueller Meetings teilen. Dies erleichtert das Lesen der Körpersprache und eine tiefgreifendere Kommunikation mit Kollegen.

    Heute verbinden die meisten Menschen mit einem virtuellen Meeting Internet-Videokonferenzen. Solche Webkonferenzen ermöglichen die Nutzung von Audio- und Videostreaming sowie von Präsentationstools und bieten den Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Bildschirme aus der Ferne zu teilen. Es ist ein großer Schritt in die Richtung von echter virtueller Zusammenarbeit.

  • Virtual-Reality-Konferenz

    Neue VR-Technologien zielen darauf ab, virtuelle Meetings nahezu ununterscheidbar von persönlichen Meetings zu machen. Theoretisch sollte dies das Beste an virtuellen Meetings bewahren und gleichzeitig viele Nachteile beseitigen.

    Vorerst bleiben Virtual-Reality-Konferenzen jedoch nur ein interessantes Gimmick. Doch wenn die VR-Konferenzlösungen ausgereifter werden und wir sie akzeptieren, könnten sie einfach der nächste natürliche Schritt in der Entwicklung virtueller Meetings werden.

Wie richtet man ein virtuelles Meeting ein?

Wenn Sie für die Einrichtung eines virtuellen Meetings mit Ihren Kollegen verantwortlich sind, gehen Sie wie folgt vor:

1. Datum und Uhrzeit vereinbaren

Die Planung von Meetings mit großen Personengruppen ist immer schwierig, aber es hilft, dass virtuelle Meetings mehr Flexibilität hinsichtlich des Timings ermöglichen.
Ermitteln Sie zunächst, welche Teilnehmer erforderlich und welche optional sind. Finden Sie dann ein Datum und eine Uhrzeit, die für diese Personengruppen geeignet sind. (Planungstools für Unternehmen machen dies in der Regel zu einer einfachen Aufgabe.) Legen Sie schließlich das Datum weit im Voraus fest, um jedem die Möglichkeit zu geben, den Termin in seinem Kalender vorzumerken.

2. Konferenzsoftware auswählen

Es mangelt nicht an kostenpflichtigen und kostenlosen virtuellen Konferenzplattformen. Wählen Sie diejenige aus, die Sie verwenden möchten, und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer darauf zugreifen können.
Zu den beliebtesten virtuellen Meetingplattformen gehören:

In vielen Unternehmen wird die Konferenzplattform möglicherweise bereits von der IT-Abteilung vorgegeben, was diesen Schritt erleichtert.

3. Einrichtung der Geräte

Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass jeder über die richtige Ausrüstung verfügt, um das Beste aus dem virtuellen Meeting herauszuholen.

Das beinhaltet zunächst, die Gesprächsteilnehmer über die technischen Mindestanforderungen zu informieren. Das gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Einrichtung im Vorfeld vorzubereiten und zu testen.
Außerdem beinhaltet dies auch, den physischen Raum vorzubereiten, wenn eine große Gruppe von Kollegen von einem einzigen Bürostandort aus teilnehmen wird. Stellen Sie sicher, dass die Einrichtung Ihres Videokonferenzraums für das Meeting geeignet ist. Dazu gehört, die richtige Beleuchtung, Akustik und Videokonferenzausrüstung sicherzustellen.

4. Ein klares Programm festlegen

Wenn Sie ein detailliertes Programm für Ihr virtuelles Meeting teilen, haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Gesprächspunkte und Fragen im Voraus vorzubereiten. So wird auch sichergestellt, dass das Meeting selbst einen vorhersehbaren und strukturierten Ablauf hat.

5. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Wenn Sie erwarten, dass die Teilnehmer Präsentationen vorbereiten oder Kennzahlen teilen, sollten Sie dies im Voraus kommunizieren. Wenn den Mitarbeitern klare Verantwortlichkeiten zugewiesen werden, wird dies auch dazu beitragen, sie am Tag des Meetings zu motivieren.

Best Practices für virtuelle Meetings

Sobald das Meeting beginnt, sorgen die folgenden Regeln der virtuellen Etikette für einen reibungslosen Ablauf.

1. Die Teilnehmer einbeziehen

Wie bereits erwähnt, ist es bei virtuellen Meetings schwieriger, die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Versuchen Sie, alle Beteiligten von Anfang an einzubeziehen, sei es durch eine kurze Vorstellungsrunde oder eine Auflistung der Redner und deren Gesprächspunkten.

2. Grundregeln festlegen

Wenn Sie bestimmte Regeln durchsetzen möchten, kommunizieren Sie diese von Anfang an deutlich. Muss jeder seine Kamera immer eingeschaltet haben? Dürfen die Teilnehmer während des Meetings die „Chat“-Funktion nutzen? Beantworten Sie Fragen in Echtzeit oder am Ende des Meetings?

3. Ablenkungen beseitigen

Multitasking hat seine Berechtigung, sollte aber bei virtuellen Meetings besser vermieden werden. Die Teilnehmer verdienen Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Versuchen Sie daher, Ablenkungen zu beseitigen, die Sie daran hindern könnten, sich auf das Meeting selbst zu konzentrieren. Das bedeutet, dass Sie Ihr Telefon stumm schalten, Benachrichtigungen deaktivieren, alle nicht relevanten Browser-Tabs schließen, Ihre E-Mails nicht abrufen usw.

4. Fragen und Input fördern

Um das Engagement auf einem hohen Niveau zu halten, machen Sie häufig Pausen, um Feedback und Fragen von den Besprechungsteilnehmern zu ermöglichen. Dies trägt dazu bei, dass sie dem besprochenen Thema folgen können und sich einbezogen fühlen.

5. Schließen Sie mit einem Maßnahmenplan ab

Nach Abschluss des virtuellen Meetings sollten Sie einen gemeinsam vereinbarten Maßnahmenplan haben. Dieser sollte die nächsten Schritte, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie mögliche zukünftige Meetings beinhalten.

6. Fertigen Sie ein Protokoll an

Es ist immer eine gute Idee, das Meetingprotokoll zu teilen, z. B. durch eine E-Mail nach Ende des Anrufs. Dies hilft, die vereinbarten Entscheidungen festzuhalten und bringt alle Abwesenden auf den neuesten Stand. Moderne intelligente Lautsprecher wie der EXPAND Capture 5 können sogar Meetings automatisch für Sie transkribieren, sodass es nicht erforderlich ist, dass eine der beteiligten Personen sich Notizen machen muss, stattdessen können sich alle voll auf das Meeting konzentrieren.

Verbessern Sie Ihre virtuellen Meetings mit EPOS

EPOS bietet eine Reihe von Lösungen für alle Arten virtueller Meetings, von Speakerphones und Headsets bis hin zu intelligenten Videokonferenzlösungen. Unabhängig von der Größe oder Art des virtuellen Meetings, welches Sie organisieren, unterstützt EPOS Sie mit den richtigen Audio- und Videolösungen.